Três dicas para aumentar a produtividade com a transformação digital
- Criado em 17/02/2020 Por LinkLei
Como sócio de um pequeno novo escritório de advocacia focado em direito da família, há muitas prioridades na minha lista de tarefas. O mais importante é fornecer consultoria e serviços jurídicos de alto nível aos meus clientes. Além disso, existem outros desafios relacionados ao gerenciamento e crescimento de um novo negócio - contabilidade e folha de pagamento, recursos humanos, gerenciamento de fornecedores e, é claro, atividades de marketing e desenvolvimento de negócios para que nossa empresa cresça.
Dadas todas essas prioridades, teria sido fácil para mim e meus parceiros colocar a estratégia de TI de nossa empresa no final de nossa lista de prioridades e fazer com que nossa empresa adotasse apenas tecnologias "básicas" que nos permitiriam "sobreviver". No entanto, dadas as minhas experiências em um grande escritório de advocacia, onde vi o uso de novas nuvens e outras tecnologias digitais aumentar a produtividade e agilidade dos advogados da empresa, além de ajudá-los a reduzir custos, adotamos a abordagem oposta.
Priorizamos a identificação e implantação de tecnologias digitais que podem nos ajudar a ser mais eficientes e ágeis, além de reduzir nossas despesas administrativas de TI. Ao fazer isso, seguimos três princípios básicos relacionados a essa transformação que adquiri da minha experiência no uso da tecnologia em minha antiga empresa - considere a nuvem, maximize a mobilidade e procure a simplicidade inteligente. Essa abordagem ajudou a tornar nossa iniciativa de transformação digital um sucesso com a tecnologia que facilita nossos trabalhos, reduz nossos custos e nos permite oferecer melhores serviços e trabalhar para nossos clientes.
Considere a nuvem
As soluções em nuvem podem proporcionar uma economia considerável de custos, pois não é necessário comprar servidores de computadores, armazenamento de dados ou outro hardware local para executar os aplicativos, armazenar seus dados ou contratar equipe de TI para manter o hardware local. Além disso, você geralmente pode pagar apenas pelos assentos ou armazenamento de que precisa - reduzindo seu investimento inicial, uma consideração particularmente importante para as pequenas empresas. As soluções em nuvem também costumam ser mais confiáveis, já que os provedores de serviços em nuvem podem oferecer muito mais redundância e suporte especializado e local para sua infraestrutura do que a maioria dos escritórios de advocacia pequenos ou médios. Desde que a Internet funcione e seus laptops, tablets e outros pontos de extremidade estejam funcionando, o tempo de inatividade na nuvem é mínimo e, quando isso acontece,
As soluções em nuvem também podem ajudá-lo a tornar sua empresa mais ágil - por exemplo, a versão em nuvem do nosso sistema de gerenciamento de documentos e e-mail, iManage Cloud, não requer servidores ou armazenamento local dedicado. As soluções em nuvem também são mais fáceis de administrar, exigindo pouco tempo de você ou de seus fornecedores de serviços de TI. Com a nuvem, se você adicionar novos funcionários ou clientes, não precisará aumentar seu poder de computação ou armazenamento de dados no local. Em vez disso, você pode ampliar facilmente adquirindo mais assentos ou outros serviços do seu provedor de nuvem. Além disso, se você se mudar, não precisará mover nenhum hardware local com você.
Uma coisa que impediu muitos escritórios de advocacia de adotar a nuvem é que eles estão preocupados com a possibilidade de representar um risco à segurança, já que seus dados não estão fisicamente presentes no escritório. No entanto, a nuvem é normalmente mais segura do que as soluções locais. Por exemplo, as correções de segurança e outras atualizações são feitas automaticamente pelo provedor de nuvem - atualizações que geralmente podem ser esquecidas ou atrasadas quando tratadas internamente.
Ainda assim, como em qualquer tecnologia, faça sua devida diligência em segurança. Para garantir que sua solução em nuvem seja segura, confirme que ela emprega ferramentas rigorosas de monitoramento 24 horas por dia e está em conformidade com os padrões de auditoria, privacidade de dados e segurança, incluindo as obrigações da ISO 27001 Security Standard, HIPAA e EU Data Privacy. Além disso, verifique se seus dados estão criptografados em repouso e em trânsito. Contanto que você faça sua devida diligência em segurança (como você deve fazer em qualquer tecnologia), verá como as soluções baseadas na nuvem costumam ser mais seguras do que uma solução local.
Maximizar a mobilidade
Hoje, a mobilidade não é um luxo, mas uma necessidade. De fato, de muitas maneiras, a mobilidade é ainda mais importante para advogados do que para trabalhadores de outros setores - precisamos acessar nossos aplicativos, quer estejamos no escritório, no escritório ou na casa do cliente, na mediação ou no tribunal. É por isso que recomendo que você adote tecnologias e software que permitam usar seus aplicativos onde quer que esteja, em qualquer dispositivo que esteja usando - seja um computador de mesa, laptop, tablet ou smartphone. No entanto, não aceite apenas o acesso - verifique se a experiência móvel de seus funcionários é consistente com as outras experiências dos usuários. Se a experiência móvel não for consistente em telefones, tablets e desktops, seus funcionários não usarão a solução ou exigirão mais treinamento e serão menos produtivos e satisfeitos.
A mobilidade tem sido particularmente útil para minha empresa quando levamos comprimidos conosco ao tribunal ou à mediação. Estive em mediações em que precisava de acesso imediato a determinados documentos para concluir um contrato mediado naquele dia e pude usar meu tablet e revisar esses documentos. Anteriormente, talvez não tivéssemos o documento ou tivéssemos que trazer caixas de arquivos para mediação e, em seguida, pesquisá-las se precisássemos encontrar um documento.
Procure Simplicidade Inteligente
No passado, ninguém esperava que a tecnologia do escritório fosse simples - esperávamos muito treinamento, com uma curva de aprendizado acentuada para descobrir como usar o aplicativo e, mesmo depois de tudo isso, ainda lidamos com interfaces complicadas que dificultavam a utilização. para fazer as coisas. No entanto, o desenvolvimento de aplicativos de consumo como Google, Facebook e Amazon mostrou que as interfaces de usuário podem ser intuitivas e simples, exigindo pouco treinamento e proporcionando uma experiência agradável.
Os aplicativos de negócios agora estão se atualizando e você deve procurar aplicativos que ofereçam uma interface intuitiva de "nível de consumidor" como o Facebook e a Amazon, enquanto também usam IA e outras tecnologias digitais para oferecer recursos de "nível profissional" inteligentes que melhoram sua produtividade. Isso é especialmente importante para advogados mais jovens e com mais conhecimento digital, que, tendo crescido usando aplicativos de nível de consumidor, têm expectativas muito altas quando se trata dos aplicativos de software que usam. Se você não lhes oferece aplicativos inteligentes e intuitivos, eles geralmente falham em usá-los ou recorrem a alternativas externas que podem não ser tão seguras quanto o que você oferece.
Além disso, aplicativos com recursos inteligentes costumam antecipar suas necessidades - como a Amazon faz quando sugere outra compra para complementar um produto que você acabou de adicionar ao carrinho - ajudando a torná-lo mais eficiente. Outra coisa a procurar quando se trata de simplicidade inteligente é a colaboração. Parte de ser inteligente é oferecer recursos que permitem que seus funcionários trabalhem juntos de maneira fácil (mas segura), assim como aplicativos de consumo, como o Google Docs, permitem que as pessoas trabalhem juntas para criar e editar conteúdo.
Transforme digitalmente a maneira como você trabalha
Os grandes escritórios de advocacia estão cada vez mais adotando a transformação digital - mas isso não significa que as pequenas empresas também não possam usar as novas tecnologias digitais para melhorar a maneira como trabalham. De fato, reduzindo suas despesas e aumentando a produtividade e agilidade de seus advogados, a transformação digital pode ajudar empresas menores a superar o peso quando competem com empresas maiores. Isso pode forçá-lo a sair da sua zona de conforto, mas seguindo as três dicas acima em suas iniciativas de transformação digital - considere a nuvem, maximize a mobilidade e procure por simplicidade inteligente - seu pequeno escritório de advocacia pode usar novas tecnologias digitais para se transformar de maneiras que permitem que você entregue um trabalho melhor aos seus clientes, mais rapidamente, enquanto reduz as despesas da empresa.
FONTE: https://www.lawtechnologytoday.org/2018/11/increase-productivity-with-digital-transformati/