Transformação digital: implicações essenciais para serviços e ofertas de tecnologia para escritórios de advocacia
- Criado em 19/02/2020 Por LinkLei
Em fevereiro, li com grande interesse uma série de duas partes no Instituto Executivo Jurídico sobre Transformação Digital e Oportunidades de Prática para Escritórios de Advocacia . Isso me fez pensar sobre como essas tendências afetam a função tecnológica de um escritório de advocacia típico. Embora existam inúmeras implicações, aqui estão algumas que chamaram minha atenção.
Transformando a experiência do cliente
Como se pode assumir logicamente, e a série afirma repetidamente, a verdadeira transformação e melhoria dos processos de negócios são extremamente importantes. Em um aplicativo, por exemplo, parte da experiência do usuário é a aparência do sistema, sem dúvida. Portanto, retrabalhar os sistemas no universo "HTML5 / client-side / node.js", para que os aplicativos sejam mais utilizáveis em dispositivos móveis e "pareçam mais bonitos", faz claramente parte do jogo e não é algo a ser subestimado. Algumas pessoas julgam livros pela capa.
Mas muitos argumentam que os processos de reengenharia talvez sejam um fator ainda maior para o sucesso dos negócios. Tomar uma chance de otimizar processos com a tecnologia de fluxo de trabalho, tentar algo como a população preditiva de campos de dados ou a criação de documentos com base em atividades anteriores do usuário, uma melhor verificação de edição baseada em lógica e muitas outras estratégias são idéias úteis. Por quê? Porque eles promovem a eficiência, a qualidade dos dados e a capacidade de alavancar produtos de trabalho anteriores para desenvolver novos. Produto de trabalho aprimorado a um preço mais competitivo. Os clientes buscam mais valor e a automação ou redução de tarefas atinge a marca nesta área.
E, lembre-se, a transformação não se relaciona apenas aos produtos fornecidos pelo departamento de tecnologia do escritório de advocacia. Os grupos de tecnologia dos escritórios de advocacia também fornecem uma vasta gama de serviços aos seus constituintes. Pense em chamadas para o suporte técnico, pratique necessidades de suporte, solicitações de novos aplicativos, solicitações de conselhos sobre quais ferramentas usar nas necessidades de negócios e até mesmo necessidades gerais de treinamento. Em todos esses casos, como a tendência da economia nova e moderna, os tecnólogos de escritórios de advocacia estão prestando serviços, não produtos. Assim, reengenharia, por exemplo, o processo no qual você integra um suporte técnico de terceiros ao seu ambiente, desenvolvendo relacionamentos sólidos com empresas de software E-Discovery.
Regulamentos
A série Digital Transformation também descreve as oportunidades emergentes que os escritórios de advocacia têm para ajudar suas empresas a navegar pelas águas perigosas agitadas pela sopa de regulamentações do alfabeto que agora cobre o setor. HIPPA (Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde de 1996), Sarbanes-Oxley e GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados) estão todos nos livros, e o Congresso dos Estados Unidos continua a examinar outras áreas, como o gerenciamento da IoT (Internet Of Things ) dispositivos.
Não estou aqui para sugerir aos escritórios de advocacia como criar práticas para atrair negócios naquele espaço. Vou deixar isso para os outros mais espertos do que eu. Mas existem inúmeras implicações para os grupos de tecnologia de escritórios de advocacia nessa área que vêm à mente.
Um tópico óbvio é o de dados e governança do cliente. Os escritórios de advocacia mantêm uma infinidade de dados para clientes, de segredos comerciais a resultados financeiros e informações de clientes. Eles inequivocamente precisam estar cientes de todas as regulamentações importantes e garantir que sejam totalmente cumpridos. Clientes e funcionários vão querer enviar registros para lá e para cá, mas, para que todos não esqueçamos, não enviaremos números de segurança social, informações médicas ou segredos comerciais entre organizações por e-mail padrão agora, não é? Claro que não.
O que isto significa? Isso significa que você, líder em tecnologia do escritório de advocacia, precisa demonstrar diariamente que você não é um invertebrado e deve ter a certeza de que conceitos como filtros de e-mail, transferência segura de arquivos, criptografia de disco completo, autenticação multifatorial e necessidade de saber modelos de segurança, verificações freqüentes de segurança de rede e muitas outras ferramentas nesse espaço não são vistas como aborrecimentos, mas como parte integrante do processo.
Usuários finais assim? Alguns apreciarão seus esforços, outros irão aceitá-lo e compreendê-lo, a maioria não ficará emocionada e alguns poucos irão gemer incessantemente. O trabalho de um líder em tecnologia neste teatro é ignorar o barulho, as queixas e reclamações, manter os olhos atentos no que se refere aos principais problemas de negócios e atendimento ao cliente, e fazer o que precisa ser feito. É o que os clientes exigem.
Integração
A série também discutiu o tópico da integração em alguns planos diferentes. Para afirmar o óbvio, a tecnologia agora está profundamente integrada em praticamente todas as funções de negócios. E a tecnologia desempenha um grande papel na integração de funções de negócios, empresas como a SAP oferecem software corporativo para conectar funções anteriormente díspares como vendas, cadeia de suprimentos e finanças. Portanto, é bastante claro que a integração é um elemento principal do processo de transformação.
Então, como isso se aplica, mais especificamente, ao modelo de prestação de serviços jurídicos? Bem, uma maneira é que normalmente temos vários atores trabalhando juntos em uma questão legal. Se você é uma firma de defesa corporativa, por exemplo, seu litígio típico pode envolver um número diversificado de entidades, como advogados nacionais, advogados locais ou de julgamento, especialistas, funcionários de tribunais, demandantes e, claro, o mais importante de todos, clientes.
A integração desse conjunto divergente de pessoas e entidades oferece grande valor. Por quê? Bem, todos queremos que os membros da equipe trabalhem a partir da versão mais recente de um documento, tenham visibilidade dos acontecimentos mais recentes sobre um assunto, tenham acesso ao calendário de casos atual e tenham ferramentas para permitir rapidamente a colaboração em questões do dia.
A maioria entende que há uma série de tecnologias para integrar melhor as pessoas nas equipes de trabalho atualmente. As extranets de clientes ou as salas de negociação são e sempre foram um ponto de partida lógico. Do ponto de vista do processo, se alguém pode desenvolver um modelo e uma mentalidade de consultar um sistema central para obter as melhores e mais recentes informações, em vez de ligar ou enviar um e-mail a outros e aguardar uma resposta ou confiar em um relatório gerado há algumas semanas, é um local você quer que suas equipes de trabalho sejam. Os sistemas de videoconferência e áudio fáceis de usar certamente também ajudam, com ênfase aqui na facilidade de uso (pense em ferramentas como Facetime ou Facebook Messenger em nossas vidas não profissionais). Se for difícil de usar, as pessoas não o usarão.
Tenha isso em mente também. A integração não se aplica apenas a pessoas e organizações, mas também a sistemas. Vivemos em um mundo onde informações e dados são de vital importância. Se um cliente quer saber por que seu escritório de advocacia trabalha mais produtivamente que outro, ou se a experiência de seu escritório de advocacia desenvolve melhores resultados que outro, muitos sentem que uma resposta quantitativa é muito superior a uma resposta qualitativa.
Se aceitarmos essa premissa, como a integração ajuda? Por exemplo, se um escritório de advocacia pode extrair dados como entradas de tempo e campos selecionados, como projetos de liquidação inicial e resultados reais em um ambiente de tipo de data warehouse, conclusões matemáticas sobre produtividade e resultados superiores podem ser desenvolvidas para apoiar a afirmação de que talvez elas sejam "A maior empresa do país!"
Embrulhar
Muitos acreditam que a transformação digital é o novo normal no mundo dos negócios hoje. Essas são as únicas áreas relacionadas ao gerenciamento de mudanças e ao espírito de inovação que agora está presente que os especialistas em tecnologia dos escritórios de advocacia devem considerar? Certamente que não, eu diria que esse é mais o reflexo de uma pessoa em algumas áreas dignas de nota do que um roteiro completo. Mas, esperançosamente, isso impulsiona um pouco a bomba em termos de processos de pensamento e adaptação de práticas sólidas associadas à transformação digital no campo da tecnologia jurídica.