Tecnologia é uma consideração necessária durante fusões de escritórios de advocacia!
- Criado em 13/12/2019 Por LinkLei
Quando confrontados com os inevitáveis desafios de uma fusão ou aquisição, as empresas devem tomar decisões sobre como permitir que seus advogados trabalhem juntos de maneira eficiente e segura em questões jurídicas que requerem atenção imediata. Isso pode ser especialmente difícil se cada empresa possuir uma plataforma de colaboração exclusiva e / ou sistema de gerenciamento de documentos. Recorrer à tecnologia é a melhor solução para tornar a transição perfeita.
Fusões e aquisições de escritórios de advocacia tornaram-se um dos principais fatores de mudança e crescimento no setor jurídico. A conclusão bem-sucedida de uma fusão de escritório de advocacia apresenta muitos desafios para ambas as partes. O gerenciamento da tarefa esmagadora da própria fusão é um desafio suficiente, mas as empresas recém-combinadas também precisam encontrar maneiras de reunir duas ou mais culturas de maneira econômica e econômica.
As empresas devem manter o relacionamento com os clientes e as culturas colaborativas, a fim de aproveitar melhor a experiência coletiva e a produtividade após a fusão. Tudo isso pode ser feito sem interrupção, com o planejamento adequado para implementar a tecnologia prospectiva de maneiras inovadoras.
Quando confrontados com os inevitáveis desafios de uma fusão ou aquisição, as empresas devem tomar decisões sobre como permitir que seus advogados trabalhem juntos de maneira eficiente e segura em questões jurídicas que requerem atenção imediata. Isso pode ser especialmente difícil se cada empresa possuir uma plataforma de colaboração exclusiva e / ou sistema de gerenciamento de documentos (DMS).
Recorrer à tecnologia é a melhor solução para tornar a transição perfeita.
As empresas devem identificar a melhor tecnologia para fornecer soluções comuns e imediatas, mas também devem ter a versatilidade de lidar e apoiar funcionalmente o crescimento futuro. Todo esse trabalho pode ser feito bem antes de uma fusão ou aquisição se tornar uma possibilidade.
As empresas devem analisar o estado atual da tecnologia para verificar se os sistemas existentes podem suportar transições complicadas. A partir daí, eles devem identificar necessidades e trabalhar para implementar ferramentas tecnológicas escaláveis e versáteis, prontas para facilitar quaisquer alterações potencialmente significativas no modelo de negócios.
Em muitos casos, a solução necessária deve ser capaz de sincronizar documentos e metadados de maneira segura, compatível com a plataforma de colaboração preferida. Esse desafio envolve a conformidade com as iniciativas de Governança da Informação, mantendo paredes éticas, garantindo relatórios de auditoria precisos e permitindo que todos os advogados colaborem e se comuniquem facilmente sobre os assuntos. Além disso, as empresas devem ter controle administrativo sobre o acesso e as permissões de suas equipes internas e parceiros externos.
Para as empresas que pesquisam ferramentas integradas de soluções de colaboração, aqui estão algumas funcionalidades a considerar que podem ser benéficas se e quando uma fusão ocorrer.
Colaboração
É essencial dar aos advogados a capacidade de comunicar e colaborar efetivamente em questões jurídicas. Isso inclui trabalho no mesmo escritório ou entre escritórios localizados em todo o país ou em todo o mundo.
Muitas fusões incluem a necessidade de advogados trazerem, por um curto período, advogados de novos escritórios ou de quem trabalha remotamente. O gerenciamento de projetos e documentos deve ser unificado e simples, mantendo as equipes organizadas e produtivas.
A capacidade de colaborar também se estende para incluir clientes, que podem se beneficiar de portais de clientes seguros para manter o acesso e a transparência para um gerenciamento de projeto eficaz.
Gerenciamento e migração de documentos
Ter a capacidade de localizar e extrair documentos ou dados dos sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) de ambas as empresas é importante para qualquer fusão contínua. É necessário migrar e mesclar rapidamente todos os documentos das empresas para manter o acesso com interrupção, mas também para garantir que os dados mesclados sejam compilados em um formato útil.
O uso de um produto robusto de migração de conteúdo pode ajudar a reduzir o custo, a complexidade e o risco da migração de sistemas. A ferramenta adequada permitirá que você configure uma migração para atender às necessidades precisas de uma fusão e faça a transição perfeita do conteúdo - incluindo a sincronização do conteúdo entre os sistemas durante a migração.
Controle Administrativo
O acesso remoto a advogados e clientes facilita o compartilhamento de documentos colaborativos, mantendo a transparência em questões legais.
Com isso, surge a necessidade de controle administrativo sobre o acesso e as permissões entre grupos internos e parceiros externos. Ao manipular e compartilhar documentos confidenciais, os clientes esperam que eles estejam seguros. O departamento de TI precisa da capacidade administrativa de controlar quem tem acesso a documentos específicos e o que pode ser feito com esses documentos quando o acesso for concedido. Todas essas preocupações devem ser atendidas por meio da plataforma usada para colaboração e DMS durante e após uma fusão.
Segurança
Para as empresas e seus clientes, manter a segurança continua sendo a principal prioridade geral. As plataformas tecnológicas devem oferecer a capacidade de conectar e gerenciar com segurança dados em todos os repositórios - no local, na nuvem e híbridos. Em alguns casos, os clientes exigirão que as empresas não usem sistemas baseados na nuvem para armazenar seus documentos. Nesses casos, as empresas podem exigir a capacidade de hospedar um aplicativo gerenciado com segurança.
Todos os requisitos regulamentares para dados e informações devem ser considerados antes de uma fusão, especialmente ao usar soluções baseadas na nuvem. O sistema de colaboração adotado deve poder verificar a localização de todos os dados e documentos e ter sistemas de backup em funcionamento que garantam que não haja necessidade de movimentação de informações entre jurisdições - um incidente potencialmente caro e complicado para a empresa mitigar.
Conclusão
Identificar necessidades e implantar tecnologia que possa lidar com os requisitos atuais antes que uma fusão ocorra ajudará a facilitar o processo. Ao procurar as ferramentas certas, sempre mantenha uma abordagem prospectiva e considere o futuro ao identificar um sistema que possa trabalhar em estreita colaboração com parceiros do setor, incluindo outros escritórios de advocacia, e que possa ajudar a navegar com sucesso em desafios operacionais futuros.
Mais importante, identifique as necessidades específicas e encontre ferramentas que possam ser personalizadas e adaptadas para atender às necessidades essenciais. Isso inclui a identificação de provedores de tecnologia com parcerias úteis do setor que podem ajudar a gerenciar todos os aspectos de fusões, aquisições ou outras mudanças importantes nas operações de uma empresa.