Tecnologia de colaboração jurídica: oportunidades e desafios
- Criado em 02/10/2020 Por LinkLei
Não é segredo que a forma como os advogados praticam a advocacia mudou, de muitas maneiras, dramaticamente durante a pandemia do coronavírus. Uma dessas mudanças é a maneira como os advogados colaboram e se comunicam.
Não é segredo que a forma como os advogados praticam a advocacia mudou, de muitas maneiras, dramaticamente durante a pandemia do coronavírus. Uma dessas mudanças é a maneira como os advogados colaboram e se comunicam. Um elemento crítico da prática eficaz do direito sempre incluiu a colaboração e a comunicação interna nos escritórios de advocacia e externamente com clientes e tribunais. No entanto, a pandemia e a transição para o trabalho remoto para a maioria dos profissionais jurídicos apresentaram novos desafios e oportunidades para repensar como os advogados podem e devem colaborar e se comunicar. Os avanços na tecnologia fornecem soluções e alguns novos dilemas neste espaço.
Adoção de ferramentas de colaboração e comunicação
A pesquisa inicial durante a pandemia sugere que os departamentos jurídicos internos estão à frente da curva em comparação com os escritórios de advocacia na incorporação e adoção de soluções de tecnologia para continuar e melhorar a colaboração e comunicação. Por exemplo, a Bloomberg Law divulgou recentemente os resultados de uma pesquisa mostrando um aumento acentuado no uso de ferramentas de colaboração de escritórios de advocacia durante o período pandêmico (por exemplo, de março de 2020 até o presente).
A pesquisa analisou as ferramentas de comunicação e colaboração online. Uma definição simplificada de ferramentas de colaboração online é que elas são aplicativos baseados na web que permitem que grupos compartilhem documentos e informações por meio de portais online. As ferramentas de colaboração online costumam ter vários usos valiosos -desde a capacidade de vários usuários editar, revisar e comentar em um documento simultaneamente, até a capacidade de compartilhar calendários e comunicações de forma síncrona com uma equipe dedicada. Com relação às ferramentas de colaboração tecnológica, os dados da pesquisa da Bloomberg mostraram que o uso da tecnologia para permitir que as equipes compartilhem documentos e gerenciem projetos remotamente por departamentos jurídicos internos mais do que quadruplicou durante o período de pandemia. E, para escritórios de advocacia, o uso de ferramentas de colaboração quase dobrou. Surpreendentemente, no entanto, a pesquisa indicou que a adoção de escritórios de advocacia é aproximadamente metade daquela dos departamentos jurídicos internos (cerca de 40% para escritórios de advocacia contra cerca de 80% para entrevistados internos).
Com relação às ferramentas de tecnologia de comunicação, não surpreendentemente, os resultados da pesquisa indicaram que quase todos os participantes do escritório de advocacia estavam usando aplicativos de videoconferência - com quase 97% de adoção - para realizar seu trabalho remotamente. Além disso, a pesquisa mostrou que quase metade dos entrevistados de escritórios de advocacia estão usando aplicativos de bate-papo da equipe como parte de seu ambiente de trabalho remoto. A pesquisa indicou que o uso generalizado de aplicativos de videoconferências por escritórios de advocacia foi resultado quase direto da pandemia, já que 74% dos advogados pesquisados indicaram que usaram os aplicativos somente após o início da pandemia.
Questões éticas para entender
Um desafio com as ferramentas de colaboração e comunicação online é que as plataformas às vezes podem gerar informalidade. Bate-papos rápidos com colegas ou clientes em uma plataforma de mensagens podem, às vezes, fazer com que os advogados relaxem suas práticas normais destinadas a proteger privilégios e confidencialidade. É fundamental, no entanto, que, ao usar essas ferramentas de desenvolvimento, os advogados internos e externos garantam que o método de uso para todos os membros de sua equipe proteja e garanta a confidencialidade do cliente. Embora esta seja uma área em evolução e haja orientação limitada sobre as etapas que devem ser tomadas, houve algumas opiniões recentes abordando este tópico. Por exemplo, em abril, o Comitê de Ética Legal e Responsabilidade Profissional da Ordem dos Advogados da Pensilvânia abordou as questões éticas levantadas quando advogados e funcionários trabalham remotamente durante a pandemia. O comitê reconheceu apropriadamente que, durante a pandemia, os advogados estão cada vez mais usando ferramentas de videoconferência e outras tecnologias de trabalho remoto. O comitê enfatizou que os advogados devem avaliar a sensibilidade das comunicações confidenciais caso a caso e, para questões particularmente delicadas, usar métodos de comunicação criptografados, como e-mail criptografado, portais de cliente seguros e ferramentas de videoconferência seguras.
Especificamente, o comitê opinou que "[um] mínimo, ao trabalhar remotamente, os advogados e seus funcionários têm a obrigação de acordo com as Regras de Conduta Profissional de tomar as precauções razoáveis para garantir que: Todas as comunicações, incluindo chamadas telefônicas, mensagens de texto, e-mail e as videoconferências são conduzidas de forma a minimizar o risco de divulgação inadvertida de informações confidenciais. ” Esta é uma obrigação que todos os advogados devem tomar diretamente para resolver ou garantir que suas empresas ou organizações tenham considerado e abordado adequadamente.
Recomendações e Conclusões
Para adotar com eficácia as novas tecnologias de comunicação e colaboração, os advogados devem levar adiante as boas práticas de higiene ética no uso de novas ferramentas digitais. Por exemplo, compreender e exigir criptografia e outras medidas de segurança em ferramentas e plataformas usadas para comunicações privilegiadas é fundamental. Os advogados não devem simplesmente presumir que uma ferramenta é segura - faça perguntas e investigue soluções. Da mesma forma, os advogados devem documentar de forma clara e inequívoca questões jurídicas e conselhos sobre comunicações facilitadas em plataformas de comunicação e colaboração de tecnologia, incluindo uma legenda de "advogado-cliente privilegiado" ou "comunicação advogado-cliente", assim como os advogados fariam em um e-mail ou memorando formal escrito . Da mesma forma, os advogados devem garantir que entendam quem tem acesso aos conselhos ou comunicações- por exemplo, se um advogado estiver usando uma ferramenta de colaboração com um cliente, o advogado deve entender que equipe não jurídica no cliente tem acesso à ferramenta e, conforme necessário, discutir com o cliente as limitações apropriadas para garantir a manutenção do privilégio .
Em última análise, muitos clientes, grandes e pequenos, têm um novo senso de urgência durante a pandemia e esperam que seus advogados prestem serviços de maneiras novas e inovadoras, bem como forneçam serviços de maneiras que se sincronizam com a forma como os clientes estão trabalhando (o que muitas vezes envolve grupos de trabalho, discussões em equipe, plataformas de mensagens, etc.). Como resultado, as ferramentas de colaboração e comunicação provavelmente vieram para ficar. Eles oferecem muitos benefícios e permitem uma integração perfeita entre grupos. A consideração antecipada e apropriada das questões éticas associadas ao uso dessas ferramentas novas e em evolução permitirá que os advogados garantam que estão adotando essa nova tecnologia de maneira segura.
Jenn Betts é acionista e co-presidente do grupo de prática de tecnologia da Ogletree, Deakins, Nash, Smoak & Stewart, um escritório internacional de advocacia trabalhista com escritórios em Pittsburgh e Filadélfia. Ela pode ser contatada em jenn.betts@ogletree.com