O novo coronavírus e o efeito que está causando no comportamento de pessoas e empresas estão por toda a parte. A situação está aumentando rapidamente e, para aqueles de nós envolvidos no gerenciamento de uma organização, o planejamento e a preparação deixam pouco espaço para qualquer outra coisa nos dias de hoje. Independentemente disso, ao nos concentrarmos em nossas obrigações comerciais, também precisamos equilibrar nossas responsabilidades pessoais. À medida que os casos anunciados do vírus aumentam, nossos medos e preocupações pessoais também aumentam. Os membros de nossas equipes e de nossas organizações não são diferentes - o máximo que podemos fazer para reduzir os estressores relacionados ao trabalho ajudará todos os envolvidos.

 Todos os dias ouvimos falar de uma empresa adicional que se juntou às fileiras da Microsoft, Twitter, Google, Facebook e Amazon ao dizer a seus funcionários para trabalhar remotamente. Também estamos ouvindo mais e mais escritórios de advocacia que deram esse passo. As empresas de tecnologia, devido à natureza de seus negócios, geralmente possuem a infraestrutura necessária já existente para gerenciar funcionários remotos. E os escritórios de advocacia? Quantos estão preparados para oferecer suporte a uma força de trabalho totalmente remota? Quantos planejaram, orçaram e treinaram seus usuários para um desastre natural desconhecido, uma pandemia ou outra situação que possa surgir e justificaria essa estratégia de trabalho alternativa?

 Independentemente do planejamento, neste momento seria irresponsável que uma organização não estivesse preparada ou se preparando para o potencial de fechamento forçado de um cargo. Os Centros de Controle e Prevenção de Doenças agora estão aconselhando o trabalho remoto sempre que possível, devido à Organização Mundial de Saúde declarar a COVID-19 uma pandemia global e, de acordo com uma pesquisa realizada por Willis Towers Watson, 46% das organizações já estão implementando uma política de trabalho remoto, um resultado. Espere que esse número continue a crescer. Espere que os governos locais comecem potencialmente a impor fechamentos de escritórios ou regionais. Espere que seus funcionários e clientes exijam fechamentos.

 Nas últimas semanas, à medida que as notícias sobre o vírus se espalhando para além da China e da Ásia começaram a proliferar, as ligações aumentaram e nosso engajamento no planejamento e suporte diretos dos preparativos relacionados a COVID-19 para nossos clientes consumiu bastante. As organizações começaram a perceber que era hora de começar a se preparar para o vírus e a possibilidade real de que seus negócios fossem impactados e, o que é mais importante, que precisariam proteger seus funcionários.

Nossos clientes têm procurado garantir que estejam prontos para operações comerciais contínuas, mas também para garantir que nossa organização permaneça preparada para ajudar no caso de um maior surto de vírus. Eles querem garantir que possam atender seus clientes se ou quando for tomada uma decisão para restringir o acesso a seus escritórios.

Planejar um ambiente de trabalho virtual

Muitas organizações criaram ou implantaram sua solução de acesso remoto para uso em circunstâncias normais - funcionários remotos, trabalhadores em viagem, trabalhadores que complementam o horário comercial com trabalho noturno e nos finais de semana etc. Essas organizações podem ter políticas ou limitações de infraestrutura específicas que restringem o acesso remoto ao usuário geral.

Dependendo da infra-estrutura instalada, a expansão conforme a necessidade de uma empresa inteira trabalhar remotamente pode exigir hardware adicional. No entanto, a maioria das organizações agora opera em ambientes virtuais ou baseados em nuvem, onde a capacidade de expansão está ao alcance de seus dedos, caso um fechamento de escritório seja necessário. Se sua organização não possui infra-estrutura para oferecer suporte à expansão, comprometa-se a preencher o mais cedo possível. Pedidos, implementação e configuração não acontecem instantaneamente e os recursos ficam escassos rapidamente.

Depois que os requisitos de escala física são revisados ​​e estão sob controle, você precisa revisar seus contratos de licenciamento. Se sua organização exige licenças de acesso remoto e MFA para usuários externos, considere aumentar a contagem de licenças para estar pronto quando necessário. Em seguida, verifique se a documentação do usuário final está atualizada e otimizada. Leve em consideração que os usuários em um evento de continuidade de negócios podem estar operando em circunstâncias menos confortáveis ​​e provavelmente precisarão instalar aplicativos em seus dispositivos móveis e computadores pessoais. Como resultado, sua equipe de TI será ampliada. Portanto, ter a documentação correta agora reduzirá a necessidade de seus usuários confiarem em TI. Revise sua documentação e redistribua-a a todos os usuários, em papel, para que eles a tenham em um formato de fácil referência, se necessário.

Além disso, dependendo da causa do fechamento do seu escritório, sua equipe de TI pode não estar operando com força total, portanto, ter a documentação adequada ajudará tudo a ficar mais suave.

Para organizações que não possuem uma solução de acesso remoto, os eventos atuais precisam implementar uma. Se você ainda não o fez, é hora de identificar como você pode oferecer suporte à necessidade de conectividade remota. Soluções simples, como GoToMyPC ou LogMeIn, podem ser usadas rapidamente; eles têm escala limitada, mas podem atender às suas necessidades imediatas. Não esqueça a segurança. A última coisa que alguém precisa durante um evento BCDR é uma violação de dados ou infecção por malware. Certifique-se de que todos os sistemas exijam uma senha forte e exclusiva, além de alavancar a autenticação multifator.

A comunicação é fundamental

Agora é a hora de comunicar mudanças e planos aos seus funcionários. Dado o surto viral, se você ainda não o fez, é um bom momento para revisar o trabalho da organização a partir da política doméstica. Analise as recomendações do CDC e da autoridade local - se os usuários não estiverem se sentindo bem ou estiveram com outras pessoas que não estão bem, é de seu interesse que eles trabalhem em casa até que possam ter certeza de que não são contagiosos.

Se você precisar implementar uma política de trabalho em casa, certifique-se de se comunicar regularmente com seus funcionários e clientes sobre o que está fazendo como organização para manter a continuidade dos negócios. As coisas serão diferentes e não parecerá um dia útil normal. Algumas coisas levarão mais tempo e muitas não serão tão simples. A comunicação regular com seus clientes e funcionários garantirá que os negócios continuem, mantendo todos em segurança.

FONTE:https://www.lawtechnologytoday.org/2020/03/keeping-business-disruptions-to-a-minimum-during-uncertain-times/

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