Um programa de disposição de registros de escritórios de advocacia bem projetado e cuidadosamente implementado pode reduzir o impacto de possíveis violações de dados, reduzir o custo do armazenamento de dados e garantir a conformidade com as regras éticas associadas ao gerenciamento de registros de clientes.

A retenção e disposição de registros é uma dor de cabeça para qualquer organização, mas é um desafio particular para os escritórios de advocacia, devido à própria natureza do que eles fazem e de como operam. De acordo com a ABA Legal Technology Survey 2018, 53% dos entrevistados relatam que suas empresas têm uma política para gerenciar a retenção de dados mantidos pela empresa, um número que aumenta com o tamanho da empresa. De fato, aproximadamente 9 em 10 escritórios de advocacia com mais de 100 advogados agora têm uma política formal de retenção de dados.

Porém, nesses dias de crescente violação de dados de escritórios de advocacia - a Legaltech News relatou recentemente que mais de 100 escritórios de advocacia relataram violações em 14 estados desde 2014 - a disposição apropriada de registros é um primeiro passo crítico na proteção de dados.

Duas categorias de registros do escritório de advocacia

A carga de gerenciamento de registros é especialmente onerosa para os escritórios de advocacia, porque eles têm duas categorias principais de registros, cada uma com seus próprios desafios de disposição.

Primeiro são os registros relacionados à representação do cliente. Uma questão fundamental no desenvolvimento de um programa de retenção é como classificar esses materiais relacionados ao cliente. A classificação de retenção de um escritório de advocacia pode ser específica com base no tipo de documento ou pode ser aplicada de maneira mais ampla a todo o arquivo de matéria com base no tipo de questão. Sugerimos que o tipo de matéria é uma opção mais gerenciável, em parte porque requer uma análise menos granular em uma base contínua e é mais fácil de operacionalizar. As empresas que optam por usar o tipo de assunto como base para seu cronograma de retenção determinam os períodos de retenção com base no tipo de trabalho legal prestado (por exemplo, litígios, consultoria regulatória, transacional) e aplicam um período de retenção consistente em todos os tipos de documentos para os assuntos relacionados para um determinado tipo de trabalho.

Outras considerações importantes que governam como esses registros devem ser tratados incluem regras éticas legais aplicáveis. estatutos relevantes de limitações e requisitos de serviço ao cliente. Um plano consistente e programado de preservação / destruição de arquivos pode ajudar a demonstrar conformidade com a Regra Modelo 1.16 (d) da ABA em relação às obrigações dos advogados com os clientes após o término da representação, bem como com as regras de ética da ABA para a disposição dos arquivos fechados ou inativos de um advogado.

A segunda categoria de registros de escritórios de advocacia são os registros administrativos de escritórios de advocacia - esses são os arquivos e dados eletrônicos associados aos negócios do próprio escritório de advocacia. A hierarquia do programa de retenção e disposição de registros necessária para os registros de representação do cliente pode não funcionar necessariamente para os registros administrativos da empresa. Um método que vimos funcionar bem para gerenciar registros administrativos é criar um "cliente" para cada departamento administrativo e, em seguida, um "assunto" para cada atividade comercial principal executada pelo departamento. Isso fornece um mecanismo para organizar e aplicar regras de retenção de maneira consistente na representação do cliente e nos registros administrativos da empresa.

Questões importantes a serem consideradas para registros administrativos firmes incluem os critérios típicos de retenção de registros, como leis e regulamentos federais e estaduais que regem esses registros comerciais e regulamentos de privacidade, como o GDPR, que em breve entrará em vigor o California Consumer Privacy Act (CCPA) ou outros regulamentos estaduais. Pode haver desafios relacionados às operações típicas de escritórios de advocacia, com alguns departamentos administrativos trabalhando fora dos repositórios de dados aprovados pela empresa, potencialmente ampliando a área de cobertura de dados que deve ser coberta pelo programa.

Para ambas as categorias de registros, os cronogramas formais de retenção e destruição podem oferecer um benefício prático às operações de negócios do escritório de advocacia, fornecendo o ímpeto de que muitos advogados precisam para limpar seus arquivos, gerenciar com mais eficiência o conhecimento histórico da empresa e reduzir os custos de armazenamento de dados.

Cinco etapas para limpar registros herdados

Depois que a empresa tiver um plano de retenção e destruição de registros, sua equipe poderá se concentrar na disposição de registros antigos mais antigos. Aqui está uma abordagem simples de cinco etapas para implementar um programa de disposição de registros para esses registros mais antigos:

1. Coleta de dados: identifique o escopo e o conteúdo dos repositórios de dados da empresa e colete informações e metadados sobre os registros, conforme disponíveis.

2. Análise: analise os dados coletados em busca de possíveis oportunidades de classificação (por exemplo, classificação em massa com relação ao cronograma de retenção ou, para registros onde isso não for viável, aplicando uma abordagem de limites de tolerância a riscos) e desenvolva seu caso de negócios para o programa. Isso deve incluir economia de armazenamento de dados, redução de custos de descoberta eletrônica, redução de riscos e exposição e outros fatores potenciais de ROI.

3. Estratégia: documente o processo que você planeja seguir e garanta as aprovações necessárias. Identifique e aloque os recursos para apoiar o esforço e socialize os componentes do programa de disposição com os principais interessados.

4. Caracterização: Desenvolver critérios de caracterização de registros com base na tolerância de risco definida pela organização (por exemplo, data de criação, última data de acesso, autores que partiram etc.). Priorize algumas oportunidades de “vitória rápida” para o programa, para que você possa começar bem.

5. Execução: identifique os registros elegíveis para descarte, obtenha aprovações seguras pelo processo recém-definido, prepare a documentação para os materiais descartados e execute a destruição dos registros identificados. Atualize seus sistemas de gerenciamento de registros e conclua o fluxo de trabalho anexando um certificado de destruição à documentação interna. Por fim, não se esqueça de notificar os clientes quando aplicável.

Obviamente, é importante reconhecer uma tensão existente nos escritórios de advocacia entre os programas de gestão do conhecimento e os programas de disposição de registros. A gestão do conhecimento procura identificar, avaliar e reter dados dos bancos de dados e sistemas de informação internos da empresa, enquanto a disposição dos registros procura identificar, avaliar e eliminar dados desses mesmos sistemas. A chave é que as principais partes interessadas da empresa trabalhem juntas para determinar critérios específicos para o que constitui conhecimento de valor agregado, para que você possa identificar qual conteúdo deve ser retido e, em seguida, retire as especificações do cliente e da matéria desses arquivos para evitar qualquer conflito com os novos recursos da empresa. política de disposição de registros.

Conclusão

Um programa de disposição de registros de escritórios de advocacia bem projetado e cuidadosamente implementado pode reduzir o impacto de possíveis violações de dados, reduzir o custo do armazenamento de dados e garantir a conformidade com as regras éticas associadas ao gerenciamento de registros de clientes. O impedimento estrutural que muitas vezes impede as empresas de progredir é a resistência de advogados que simplesmente não querem abrir mão de arquivos antigos.

Isso torna ainda mais importante começar em algum lugar, mesmo que seja com pequenos passos, e começar a mostrar algum progresso. Quando os advogados perceberem que realmente não precisam de acesso a todos esses registros, estarão mais dispostos a deixá-los ir - e permitir que você continue com o trabalho de criar um programa inteligente de disposição de registros.