A maioria dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos corporativos não está utilizando tecnologia extremamente complexa, mas mesmo um novo software de gerenciamento de documentos ou sistema de cobrança pode facilmente aumentar frustrações e possíveis perdas de receita.

A instalação de um novo software pode implicar uma curva de aprendizado para qualquer organização, incluindo um escritório de advocacia e o departamento jurídico corporativo. Mas quando seu modelo de negócios depende da hora faturável e é acessível aos clientes, o menor inconveniente ou erro pode ser frustrante e potencialmente lucrativo para o setor jurídico.

"Normalmente, há um período em que os escritórios de advocacia são mais lentos para fazer coisas quando estão aprendendo algo novo", disse Diane Camacho, fundadora e CEO da DLC Consulting Services, uma empresa de consultoria em gerenciamento de escritórios de advocacia para pequenas e pequenas empresas. "Pode ser muito frustrante e levar mais tempo para as pessoas fazerem o que o habitual." Ela acrescentou: “Às vezes há muita frustração. O trabalho não para quando há uma mudança - é esperado que você produza a mesma quantidade de trabalho. ”

Mas quando a empresa está se movendo mais devagar, provavelmente está faturando menos. Embora assumir grandes projetos, como migrar para a nuvem ou mudar de escritório, represente desafios potenciais para o bom funcionamento da empresa, Camacho observou que tarefas ainda menores, como instalar um novo sistema de cobrança ou contabilidade, podem resultar em perda de receita se houver erros nessa tecnologia ou novo fluxo de trabalho.

"Os erros seriam os relatórios não balanceados no sistema contábil, porque tudo é mapeado no back-end".

Para evitar um possível acidente, os escritórios de advocacia recomendados por Camacho executam o sistema novo e o legado em paralelo por um mês como uma rede de segurança para garantir a precisão do conteúdo coletado. Mas não são apenas os sistemas de cobrança ou contabilidade que podem causar problemas se não forem instalados ou gerenciados adequadamente. Embora não seja talvez uma quebra de receita, o diretor de tecnologia de serviços gerenciados de TI da HBR Consulting, Matt Coatney, também observou que as ferramentas de gerenciamento de documentos podem causar riscos operacionais para advogados que estão constantemente enviando e recebendo e-mails.

"Esses sistemas de gerenciamento de documentos precisam ser totalmente integrados aos e-mails e pastas que os advogados usam", explicou. "Dada a quantidade de conteúdo que os advogados trabalham diariamente, é uma tonelada de conteúdo que precisa fluir de sistema para sistema".

No entanto, Coatney observou que é difícil correlacionar a receita perdida a trabalhar mais ou mais para redirecionar documentos ou arquivos. "Sim, é um pouco de imposto sobre a produtividade dos advogados, mas se eles estão navegando entre pastas, isso leva 30 segundos", disse ele. Ainda assim, a complexidade e a integração de plataformas de tecnologia legal em outros vários softwares podem levar a uma maior probabilidade de mau funcionamento ou instabilidade, disse Coatney.

“Isso se deve principalmente à personalização do pacote Microsoft. Esse é provavelmente o exemplo mais comum em que as ferramentas fortemente integradas e o que as ferramentas podem fazer podem ser bastante invasivas ”, disse ele.

Para evitar complicações de integração, Coatney aconselhou os escritórios de advocacia e os departamentos jurídicos a considerarem cuidadosamente se é necessária uma nova aplicação. No entanto, se a instalação de um novo software for essencial, a nova plataforma e a tecnologia atual da organização devem ser analisadas quanto a possíveis problemas de estabilidade, disse ele.