Para evitar compras 'ruins' de software, os departamentos jurídicos estão criando uma vila corporativa
- Criado em 04/10/2021 Por LinkLei
Cada vez mais os departamentos jurídicos buscam a opinião de outros segmentos de negócios na hora de selecionar novas tecnologias para garantir a interoperabilidade. Mas a palavra final muitas vezes ainda está nas mãos dos advogados.
Por Frank Ready
É preciso ter uma comunidade interna para criar uma nova peça de tecnologia jurídica - pelo menos até o estágio de compra, de qualquer maneira. Mas, para os departamentos jurídicos, garantir a aprovação de uma gama diversificada de partes interessadas internas tornou-se cada vez mais importante, à medida que buscam ser reconhecidos como uma unidade de negócios eficiente e evitam falhas tecnológicas dispendiosas .
“Más decisões de software podem prejudicar carreiras. Isso tem sido verdade para sempre ”, disse Mark Yacano, diretor administrativo do grupo Transform Advisory Services em Major, Lindsey & Africa.
Ele descreveu uma tendência emergente entre os departamentos internos que encontra GCs e seus advogados alcançando “representantes importantes” de diferentes segmentos de negócios como TI, vendas ou finanças para avaliar colaborativamente compras potenciais de tecnologia. Essa estratégia pode acabar pagando vários dividendos em algum momento - ou pelo menos ajudar a evitar alguns buracos.
Se um departamento jurídico está avaliando uma nova ferramenta de gerenciamento do ciclo de vida do contrato , por exemplo, os representantes dos departamentos de faturamento e vendas da organização podem verificar se a ferramenta em questão é interoperável com seus próprios sistemas pré-existentes.
“Você deseja consistência de informações em toda a empresa ... [e] deseja que o usuário tenha a experiência mais amigável”, disse Yacano.
Há também a questão de realmente impulsionar a adoção de uma nova ferramenta, algo que foi um obstáculo para os departamentos jurídicos e suas organizações no passado. Yacano argumentou que construir uma equipe de partes interessadas multidepartamentais para selecionar uma peça de tecnologia jurídica permite que GCs e equipes internas “distribuam a propriedade” da decisão.
“ E você está facilitando a adesão, o que torna a adoção do usuário muito mais viável”, disse ele.
No entanto, mesmo que haja vários interessados envolvidos em uma decisão legal de compra de tecnologia, isso não significa que cada um desses jogadores esteja consistentemente de acordo. Às vezes, podem surgir pontos de conflito sobre se o valor do orçamento deve ou não ser gasto em primeiro lugar.
Veronica Pastor, conselheira geral adjunta da Association of Corporate Counsel (ACC), enfatizou que não é incomum ver ceticismo sobre o valor de uma nova solução tecnológica proposta no início de uma iniciativa de aquisição - especialmente se "vários" departamentos externos ou partes interessadas estão envolvidos. Mas a quantidade de desacordo que surge entre as várias partes na mesa geralmente se resume à força do gerente de projeto envolvido.
“ As funções do proprietário e do gerente do projeto são comunicar, comunicar, comunicar de modo que cada parte interessada se sinta ouvida e entenda 'por que, onde, quando e como' a nova ferramenta proposta tornará seu trabalho mais fácil”, disse Pastor por e-mail.
No entanto, quando um projeto precisa de um desempate para avançar, essa função pode recair cada vez mais nos departamentos jurídicos. Pastor observou que, à medida que os advogados internos se tornaram cada vez mais experientes em tecnologia - impulsionados pela crescente prevalência de profissionais de operações jurídicas -, os departamentos jurídicos aumentaram sua influência sobre as soluções de tecnologia escolhidas.
“Muito disso tem a ver com ser capaz de fornecer mais métricas sobre o impacto da tecnologia na eficiência, redução de custos, etc.”, disse Pastor.
Mas um aspecto do processo sobre o qual os departamentos jurídicos ainda não têm tanto controle é a rapidez com que um acordo de licenciamento de produto se desenrola depois que uma seleção é feita. Enquanto os líderes internos podem decidir qual ferramenta é comprada, a equipe de compras de uma organização é, em última instância, encarregada de firmar um acordo final com o fornecedor de tecnologia.
Yacano, da Major, Lindsey & Africa, indicou que as equipes de compras não estão necessariamente pensando em como uma determinada ferramenta atenderá às necessidades de um advogado interno. Em vez disso, eles querem fazer o melhor negócio possível.
De acordo com Yacano, as “negociações reais” geralmente se concentram em reduzir a quantidade de dinheiro que um fornecedor recebe antecipadamente em favor de um acordo em fases. As equipes de aquisição também tentam reduzir os altos custos que muitos fornecedores exigem de mão de obra e serviços de implementação de produtos.
Negociar essas concessões requer tempo, e Yacano observou que o atraso pode ocasionalmente causar tensão entre as equipes de aquisição e GCs ou advogados internos. “Mas, no final das contas, a maneira como muitas empresas estão estruturadas, para finalmente colocar essa tecnologia em prática, esse é o processo que tem que acontecer”, disse ele.
