Os relatórios digitais estão voltando para o futuro
- Criado em 15/01/2020 Por LinkLei
Compreender a experiência dos tribunais com a adoção de relatórios digitais pode fornecer informações importantes sobre o que esperar no mercado de deposição.
Os avanços tecnológicos na geração de relatórios digitais e na escassez de estenógrafos estão agora afetando o mercado jurídico em todas as regiões do país. Quando os mercados são interrompidos, é sempre confuso e confuso. No entanto, o que vemos acontecer hoje não é o estágio inicial da ruptura; é um ponto de inflexão indicando que as mudanças no mercado começarão a acelerar, chegando a um novo e estável estado mais uma vez - pelo menos até o próximo disruptor.
Essa inflexão pode ser considerada o ponto em que uma tecnologia ou método faz a transição para o mercado convencional. No caso dos relatórios dos tribunais, os relatórios digitais estão se expandindo do tribunal para a sala de depoimento. Como os depoimentos representam até dois terços do mercado total de relatórios judiciais, esse é um momento significativo no ciclo de adoção.
Embora o relatório digital pareça novo para muitos no mercado jurídico, ele faz parte da infraestrutura de tribunais há anos. Introduzido no tribunal em meados da década de 1990, os relatórios digitais agora estão instalados e operando em quase todas as jurisdições nos EUA e em grande parte do resto do mundo. Compreender a experiência dos tribunais com a adoção de relatórios digitais pode fornecer informações importantes sobre o que esperar no mercado de deposição.
Lições aprendidas e a solução completa do produto
Os repórteres estenográficos do tribunal, referidos como funcionários, operam de maneira muito diferente dos repórteres de depoimento. Embora as habilidades fundamentais possam ser empregadas em qualquer ambiente, os processos e atividades diárias são bem diferentes. Isso também se aplica aos relatórios digitais. A tecnologia é basicamente a mesma, esteja sendo usada na sala de deposição ou no tribunal, mas os processos de negócios são muito diferentes. Essas variações são motivadas pelo fato de que cada mercado possui seus próprios requisitos.
Os relatórios digitais no tribunal incorporam vários microfones gravados em pelo menos quatro canais de áudio separados. Os microfones são conectados a um dispositivo de mixagem que geralmente é integrado ao sistema de endereço público do tribunal. A solução de gravação está configurada para capturar vários canais de áudio para acomodar vários alto-falantes em um espaço amplo e aberto. O sistema também pode ser instalado na sala permanentemente, permitindo que cabos e dispositivos de hardware sejam afixados para definir locais e ocultos.
Em uma configuração de deposição, a solução de gravação deve ser portátil e facilmente configurada. Equipamento profissional e software de gravação multicanal ainda são essenciais, mas o tamanho da sala e o número de alto-falantes são geralmente mais limitados do que nos ambientes de sala de audiências. Os sistemas de deposição e de comunicação do tribunal devem ser operados por repórteres qualificados que conhecem seus equipamentos e entendem os procedimentos.
Os primeiros fornecedores de gravação digital entenderam e abordaram as necessidades específicas do tribunal. Os sistemas foram configurados para acomodar o ambiente único de gravação e os recursos foram projetados para atender às necessidades de juízes, monitores de tribunais e transcritores. As necessidades do mercado foram estudadas e uma solução completa foi entregue. Os relatórios digitais não serão totalmente adotados no mercado de deposição até que os fornecedores ofereçam à ampla comunidade jurídica uma solução de deposição igualmente abrangente. Essa solução deve produzir um registro oportuno e preciso de forma consistente, incluindo transcrições escritas, sem exigir alterações significativas nos procedimentos de deposição.
A experiência no tribunal provou que, quando gerenciados adequadamente, os relatórios digitais podem fornecer transcrições altamente precisas em um curto espaço de tempo. As empresas que oferecem relatórios digitais de depoimentos devem demonstrar o mesmo sucesso. Como comprador de serviços de relatórios de deposição, você precisa ter certeza de que está contratando firmas profissionais que podem fornecer serviços de qualidade regularmente.
Criar um serviço que possa produzir um registro preciso é a parte mais fácil; simplificar o processo de geração de relatórios e garantir que os clientes estejam completamente confortáveis com o método são os desafios reais.
Não é assim que sempre fazemos!
O mercado de tribunais ofereceu uma série de vantagens para os primeiros fornecedores de tecnologia. Os administradores do tribunal estavam altamente motivados pela economia de custos, que era um benefício que a gravação digital poderia proporcionar com facilidade. A administração do tribunal ainda precisava garantir que a gravação digital atendesse aos requisitos dos juízes e de outros participantes do tribunal, mas eles estavam felizes em advogar por processos comerciais modificados para alcançar a economia de custos prevista.
Francamente, também era uma vantagem que esses administradores de tribunais não fossem doutrinados em muitas das tradições e fluxos de trabalho há muito estabelecidos do setor jurídico. A visualização dos processos através de novos olhos permitiu à administração do tribunal ver os benefícios dos relatórios digitais rapidamente. E como a administração do tribunal geralmente teve influência direta sobre o processo de elaboração de regras que muitas vezes pode impedir a adoção, as mudanças de regras e estatutos podem ser realizadas com eficiência quando necessário. O mercado de deposição apresenta um processo de tomada de decisão muito menos centralizado e, portanto, alguns desafios únicos.
Os tribunais têm apenas seu próprio conjunto de regras para gerenciar e as leis de apenas um estado em relação a questões como o licenciamento de repórteres. Porém, fornecedores e clientes no mercado de deposição devem seguir regras de procedimentos civis, requisitos de licenciamento e leis estaduais de todo o país. Associações nacionais e provedores de serviços estão trabalhando agora para alterar regras e leis antiquadas, mas o processo levará algum tempo e deixará profissionais e clientes confusos e hesitantes nesse ínterim. Enquanto essa alteração está ocorrendo, a melhor prática é deixar claro em um aviso de deposição que um método alternativo de captura está sendo usado e estipular o mesmo no registro.
Como a administração do tribunal tem controle total sobre a infraestrutura física de suas instalações, os sistemas de gravação digital podem ser instalados de maneira elegante. Os depoimentos exigem portabilidade e flexibilidade. Os fornecedores devem contar com repórteres digitais individuais para configurar salas diferentes. As configurações devem ser capazes de capturar áudio e vídeo com precisão e não ser invasivas para os participantes. Soluções técnicas e operacionais podem ser implantadas hoje, mas o gerenciamento do processo no dia-a-dia é muito novo para as empresas que acabam de entrar no mercado.
O mercado judicial tem outra vantagem: o juiz. Para não dizer que todos os juízes apoiaram totalmente a gravação digital ao longo dos anos, mas sua presença na sala foi crítica. Os administradores do tribunal conseguiram concentrar 100% de seus esforços de contratação e treinamento na gravação e anotações, deixando o juiz controlar o comportamento da sala de audiências. Isso simplificou bastante as coisas. No mundo dos depoimentos, sua firma de relatórios judiciais assume parte dessa carga.
Os repórteres profissionais de depoimento, sejam digitais ou steno, sabem como gerenciar um depoimento. Eles entendem que são oficiais do tribunal e responsáveis pelo registro de um depoimento. Isso significa que bons repórteres sabem como gerenciar advogados e testemunhas quando precisam. Essa não é uma habilidade que chega facilmente a muitas pessoas. Sem o apoio de um juiz na sala, todos os repórteres de depoimento devem saber cuidar de si e dos outros. Esse é apenas mais um motivo pelo qual você deve sempre confiar em um fornecedor respeitável que possa garantir que toda a logística complexa para o depósito seja atendida.
Então, quem acertou?
Existem muitas empresas de relatórios judiciais que apresentam uma oferta de relatórios digitais para depoimentos. Seja um serviço novo ou não, muitos deles sabem o que estão fazendo. Mas mesmo os melhores teriam que admitir que há mais a aprender.
O ponto de inflexão está sobre nós. Nos próximos anos, os consumidores de serviços de deposição sofrerão muitas mudanças. Fique com seus fornecedores confiáveis e profissionais e ficará feliz com os resultados. Seu repórter do tribunal estenográfico provavelmente estará por aqui por mais algum tempo, mas não se preocupe com o futuro - é brilhante e inclui digital!
Fonte: https://www.law.com/legaltechnews/2020/01/15/digital-reporting-is-going-back-to-the-future/