O novo departamento de assuntos corporativos, externos e jurídicos da Microsoft é o vencedor do "Melhor Uso de Tecnologia" deste ano.

Por Philip Bantz

Vencedor: Melhor Uso de Tecnologia

Os profissionais jurídicos internos da Microsoft Corp. tiveram uma epifania. Eles usaram vários tipos de tecnologia, como faturamento eletrônico e e-discovery, por anos. Mas não foi até recentemente que eles perceberam que não tinham um plano sólido para alavancar tecnologias mais novas, principalmente inteligência artificial e aprendizado de máquina, para serem mais colaborativos, eficientes e ágeis.

O que se seguiu foi a criação de um moderno departamento de assuntos corporativos, externos e jurídicos, ou CELA, como a Microsoft chama a equipe, que agora inclui mais de 1.800 profissionais jurídicos, de tecnologia e de negócios. O grupo partiu em janeiro de 2020 para conduzir uma série de mudanças de transformação digital - e o esforço provou ser um grande sucesso.   

“A ideia toda é: 'Como usamos os processos para conectar os pontos e remover ineficiências no processo, para que nosso pessoal possa fazer o trabalho que requer um toque ou julgamento mais humano?'”, Disse Hossein Nowbar, consultor jurídico geral para assuntos jurídicos e corporativos da Microsoft organização em Seattle. 

A equipe CELA lançou mais de 60 novas soluções de tecnologia, incluindo uma ferramenta para revisar o software de código-fonte aberto para garantir que esteja em conformidade com as políticas de uso da Microsoft. A tecnologia substitui revisões manuais demoradas e caras. 

“Nós criamos um repositório central com processos e fallbacks e requisitos de conformidade e sinalização vermelha de problemas que exigiam revisão humana versus revisão automatizada para permitir o uso, o que nos permitiu escalar de [processamento] um punhado de solicitações por mês para milhares”, disse Nowbar .

Simplificar a revisão de código aberto e automatizar notificações de conformidade reduziu os gastos com advogados externos em cerca de US $ 5 milhões anuais e liberou pelo menos 10.000 horas de trabalho, o que equivale a cerca de cinco funcionários em tempo integral, de acordo com a Microsoft. 

“Muitas vezes, o que buscamos é a velocidade dos negócios”, disse o diretor de operações jurídicas da Microsoft, Tom Orrison. “Se pudermos automatizar um processo, não só economizaremos o tempo do CELA, mas também para o negócio.”

Ele reconheceu que o departamento CELA encontrou alguns “sinais de alerta” relacionados à segurança durante os estágios iniciais da implementação da ferramenta de código aberto, mas disse que a equipe reagiu rapidamente e resolveu os problemas.

“Minha mensagem para os outros é, se você vai começar a desenvolver soluções de desenvolvedor cidadão, certifique-se de que as pessoas que estão fazendo isso estejam bem conectadas à organização de TI para ter certeza de que estão atentas à segurança, autenticação e criptografia, Orrison observou.

Os líderes internos que estão sobrecarregados com a miríade de opções de tecnologia jurídica devem primeiro encontrar as soluções que visam o trabalho de alto volume e repetível, como acordos de sigilo, de acordo com Nowbar e Orrison. Eles também enfatizaram a importância de manter advogados internos, paralegais e outros membros da equipe jurídica, que provavelmente já estão enterrados no trabalho, envolvidos com novas soluções de tecnologia, com as quais a Microsoft havia lutado no passado. 

“Acho que fizemos um bom trabalho com o CELA moderno de envolvimento com o grupo de prática e sustentação desse envolvimento”, disse Orrison. “Aproveitamos para ouvir mais os grupos de prática. É sentar com eles e descobrir onde estão seus pontos fracos e ajudá-los a identificar possíveis soluções ”.

Ele acrescentou: “Também está proporcionando ganhos rápidos, o que impulsiona esse envolvimento porque eles vêem isso realmente acontecendo”. 

Outras ferramentas de tecnologia que o departamento CELA da Microsoft lançou no ano passado incluem: um “mapa de calor” para rastrear regulamentações que afetam as operações da empresa em mais de 20 países; um processo automatizado de renúncia de conflito de escritório de advocacia; um bot que coleta e armazena respostas a questões regulatórias anteriores; e uma solução de clínica jurídica virtual. 

“Ainda podemos continuar muito do nosso trabalho pro bono, embora muito desse trabalho tenha acontecido pessoalmente antes da pandemia”, disse Orrison. “Encontramos uma maneira de elevar e mudar isso usando nosso pacote de tecnologia para conduzir essas clínicas pro bono em um ambiente virtual.” 

Olhando para o futuro, a equipe CELA está focada na implementação de novas tecnologias que reunirão mais dados e recursos para os departamentos jurídicos e de negócios, essencialmente criando um ponto único para encontrar soluções que se tornem ainda mais eficientes. 

“Esperamos que seja uma grande jogada para nós e algo que faremos um esforço considerável pensando no próximo ano fiscal”, disse Orrison. 

Fonte: https://www.law.com/corpcounsel/2021/09/08/how-microsofts-legal-team-pivoted-to-better-leverage-tech/