Melhorando o gerenciamento de contratos pós-COVID-19: além da força maior
- Criado em 26/05/2020 Por LinkLei
Existem muitos riscos de contrato vinculados à pandemia do COVID-19, à medida que a nação e o mundo se ajustam ao "novo normal". Esses riscos contratuais também impactarão o processo de contratação nos próximos anos. As organizações precisam repensar sua abordagem.
Nas últimas 10 semanas, houve mais conversas e atenção por motivos de força maior do que a maioria dos advogados desde a faculdade de direito. Essa cláusula quase onipresente nos contratos geralmente é apenas enterrada em clichês. Não estamos dizendo que a atenção atual não se justifica, mas existem muitos outros riscos contratuais vinculados à pandemia do COVID-19 que merece consideração, à medida que a nação e o mundo se ajustam ao "novo normal". Esses riscos contratuais também impactarão o processo de contratação nos próximos anos. As organizações precisam repensar sua abordagem.
Primeiro, os contratos atuais devem ser revisados ​​e analisados ​​para determinar quais condições precisam ser atendidas antes que os requisitos de desempenho possam ser alterados. O tempo pode ser alterado? Os direitos podem ser ajustados devido às condições atuais? Isso geralmente é coberto pelas disposições de força maior, mas pode ser regido por outras cláusulas do contrato. É importante saber disso.
Os contratos também podem precisar ser revistos para entender melhor os custos incorridos se o contrato for rescindido e para entender melhor os riscos potenciais de litígios que podem surgir se você o fizer. Quais são os limites de responsabilidade? Existe uma cláusula de indenização? Existem requisitos de aviso? A maioria dos contratos incluirá uma linguagem sobre como as disputas podem ser resolvidas, bem como a lei em vigor. Tudo isso precisa ser ponderado para entender o risco potencial ao cancelar ou rescindir um contrato ou, como último recurso, empregar uma violação eficiente.
Processo otimizado de gerenciamento de contratos
Para garantir que os contratos sejam analisados e revisados adequadamente , o processo deve ser completo e preciso e os dados resultantes devem ser apresentados em um formato inteligível e acionável. Considere as seguintes áreas:
Escopo, coleta e perseguição: O primeiro passo na revisão do contrato é coletar todos os contratos de destino. Se a organização não os tiver localizado centralmente em uma solução de gerenciamento de ciclo de vida de repositório ou contrato (CLM), poderá ser necessário um esforço de descoberta para encontrá-los e coletá-los. Um subpasso importante seria um exercício de escopo para determinar quais contratos são ativos e relevantes. Também é fundamental garantir que seus esforços varram todos os documentos relacionados aos contratos relevantes (por exemplo, emendas, exposições ou outros). É necessário criar estruturas familiares entre e entre os contratos para entender o efeito potencial que cada contrato e suas disposições têm sobre outro.
Revisão e extração: a segunda etapa é realizar um exercício de revisão e extração de informações em relação aos contratos-alvo. Dependendo do volume e da complexidade dos contratos, um software CLM pode ser empregado para esta revisão. Inteligência artificial (IA), aprendizado de máquina e análises baseadas em idiomas são termos usados ​​para descrever o software que tenta revisar e extrair automaticamente as informações dos documentos do contrato. Existem muitas soluções no mercado com uma ampla gama de recursos e eficácia. Mesmo com as melhores soluções de IA do mercado, muitas vezes é necessária uma revisão humana de segunda passagem para obter uma visão mais completa e precisa do nível do contrato e do nível da família de contratos.
Negociação: a terceira etapa é analisar os resultados da revisão para determinar suas opções legais e comerciais e, em seguida, tomar decisões sobre o curso da ação de cada contrato.
Depois de revisar os dados, as organizações devem priorizar seus contratos por sua importância para os negócios - o risco potencial apresentado, a identificação dos contratos com maior probabilidade de falha e o impacto resultante nos negócios, caso o façam. Neste ponto, a correção adequada pode ser determinada. Dependendo do volume de contratos e da natureza das decisões, uma solução CLM pode ajudar na execução de emendas em massa e / ou transações de rescisão.
Adaptação a novos riscos e desafios
No futuro, um bom processo do ciclo de vida do contrato deve garantir cláusulas de força maior atualizadas, que antecipem os desafios da mão-de-obra e da cadeia de suprimentos relacionados a doenças, enfermidades ou pandemias, sejam incluídos nos modelos de contrato. Além disso, sempre que possível, os contratos atuais são alterados com a cláusula atualizada. As organizações podem querer prestar atenção especial às disposições de rescisão, cláusulas de resolução de disputas, requisitos de aviso prévio e requisitos de seguro. Em um nível básico, o exercício acima é geralmente uma boa prática comercial, simplesmente para que o contrato seja útil quando necessário.
Tudo isso pode parecer assustador; no entanto, a tecnologia adequada habilitada para IA, um processo comprovado e a experiência certa ajudarão a lidar não apenas com o COVID-19, mas também com qualquer outra crise que possa surgir no futuro.
Tyler Marion é diretor administrativo da consultoria Legal Management Consulting da Duff & Phelps. Tyler traz mais de 13 anos de prática combinada e experiência operacional jurídica, e possui especialização em gerenciamento de contratos, fusões e aquisições e consultoria operacional jurídica.
Michael Stevens é diretor administrativo da consultoria Jurídica de Gerenciamento da Duff & Phelps e tem mais de 26 anos de experiência no fornecimento de serviços de consultoria operacional e tecnológica para empresas e escritórios de advocacia. Sua experiência está nas áreas de gerenciamento de contratos, gerenciamento de assuntos / eBilling, gerenciamento de propriedade intelectual, gerenciamento de documentos e melhorias nos processos operacionais e de negócios.
Rich Vestuto é diretor administrativo da consultoria Jurídica em Consultoria da Duff & Phelps. Ele lidera a governança de informações da empresa, os registros e os recursos de gerenciamento de contratos, aproveitando seus mais de 20 anos de experiência em gerenciamento de ciclo de vida de contratos (CLM), governança de informações e eDiscovery, suportando litígios complexos, fusões e aquisições e compromissos regulatórios.