Investimentos em tecnologia para escritórios de advocacia avançando após COVID
- Criado em 15/09/2020 Por LinkLei
Nunca vamos voltar a ser como éramos - e isso será benéfico para as empresas, a lucratividade, os clientes e os advogados se fizermos os investimentos certos em tecnologia. Aqui estão algumas maneiras específicas pelas quais as empresas podem obter esses benefícios.
Este artigo foi publicado na Cybersecurity Law & Strategy, uma publicação ALM para profissionais de privacidade e segurança, diretores de segurança da informação, diretores de informação, diretores de tecnologia, conselho corporativo, profissionais de Internet e tecnologia, conselho interno. Visite o site para saber mais .
Nossa experiência forçada de mudança e adoção de tecnologia da qual todos participamos, para o bem ou para o mal, pode render dividendos: os advogados gostam de seus novos recursos de trabalho flexível em casa. Na verdade, a maioria (67%) relata que gostaria que seu trabalho permanecesse remoto assim que fosse seguro voltar ao escritório, mesmo que fosse apenas alguns dias por semana. ( Ver , “ Relatório de conclusões da pesquisa Loeb Leadership COVID .”)
Um benefício substancial para uma força de trabalho revisada é a redução imobiliária. As empresas gastam aproximadamente 6% a 8% da receita bruta com custos imobiliários nas principais áreas metropolitanas. O novo estudo da Cushman & Wakefield sobre os efeitos propagadores do COVID postula que os escritórios de advocacia podem estar buscando uma redução de 40% no pessoal 'interno' - o que significa imóveis. ( Veja , Cushman & Wakefield brilhante introspecção 2020 ). Esse “dimensionamento correto” do setor jurídico, que atualmente ocupa duas a três vezes a metragem quadrada por funcionário do que outras indústrias, é uma correção setorial que já deveria ter sido feita. Ibid .
Tudo isso aponta para o aumento dos investimentos em tecnologia e, sem surpresa, a pesquisa Cushman & Wakefield também prevê um aumento de 10% no investimento em tecnologia em todo o tamanho da empresa. Nunca vamos voltar a ser como éramos - e isso será benéfico para as empresas, a lucratividade, os clientes e os advogados se fizermos os investimentos certos em tecnologia. Aqui estão algumas maneiras específicas pelas quais as empresas podem obter esses benefícios.
Movendo-se para a nuvem completa
Se sua empresa não estava totalmente na nuvem antes de COVID-19, uma coisa que os usuários podem experimentar durante a fase de transição para trabalhar em casa é a degradação do desempenho. Conforme o número de advogados e paralegais solicitando documentos e tentando acessar o conteúdo remotamente, os sistemas podem ficar sobrecarregados, causando desconexões, problemas de versionamento, entre outros agita. O modo como você se conecta aos recursos de tecnologia de locais remotos determina expectativas e recursos realistas de desempenho. No domínio de qualquer tipo de conexão, a forma como os componentes técnicos são configurados afeta o desempenho do usuário final. Os cenários a seguir são ilustrativos desse princípio. Embora a nuvem não seja o único caminho a percorrer, é a mais fácil de escalar e requer o mínimo de manutenção contínua para garantir a resiliência.
Cenário 1: Conexões Citrix e Remote Desktop Server (RDS)
A empresa ABC configurou um único servidor para oferecer suporte a todos os advogados durante o trabalho noturno, nos fins de semana, nas instalações dos clientes e nas férias. A expectativa era que menos da metade dos advogados o usasse simultaneamente. Quando todos os advogados e funcionários começaram a trabalhar em casa, o desempenho de todos diminuiu. A empresa ABC dobrou os recursos de CPU disponíveis para um sucesso mediano e insustentável. Em seguida, a empresa ABC criou um farm de servidores para oferecer suporte a um máximo de 10 conexões por servidor com grande sucesso.
A empresa DEF configurou um farm de servidores com no máximo 10 conexões por servidor. A expectativa era que todos os advogados e funcionários pudessem trabalhar simultaneamente. Quando os funcionários começaram a trabalhar em casa, eles tiveram um desempenho normal e foram produtivos no primeiro dia.
Cenário 2: conexão VPN
A empresa GHI permitiu conexões remotas por meio de uma rede privada virtual. A expectativa era que todos os advogados pudessem se conectar simultaneamente. Quando os funcionários receberam clientes VPN e começaram a trabalhar em casa, o desempenho de todos diminuiu. A empresa GHI passou dois dias adquirindo e configurando um novo dispositivo VPN para integração na VPN existente para o manuseio adequado da carga.
A empresa JKL permitia conexões remotas por meio de uma rede privada virtual. A expectativa era que todos os funcionários pudessem se conectar simultaneamente. Quando enviado para casa, ninguém experimentou degradação de desempenho.
Cenário 3: Conexão na nuvem
A empresa MNO fez a transição para serviços em nuvem para conectividade local e remota. A expectativa era que todos os funcionários pudessem se conectar simultaneamente de locais remotos, como faziam de dentro do escritório. Ao enviar para casa, ninguém experimenta degradação de desempenho.
Mover seu sistema de gerenciamento de documentos para a nuvem nunca foi uma escolha melhor. A maioria das soluções locais tem versões em nuvem, bem como ferramentas para ajudar rapidamente as empresas a colocar seus dados na nuvem. O acesso à nuvem aos dados do cliente melhora a capacidade do advogado e da equipe de trabalhar em qualquer lugar. A maturidade do programa de governança de dados de uma empresa está diretamente correlacionada ao risco de perda e exfiltração de dados. As empresas que usam sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) de maneira adequada e consistente para os dados do cliente estão em melhor situação do que as empresas que têm indivíduos e grupos de advogados trabalhando fora do DMS. Sem gerenciamento de dados centralizado, é altamente provável que os dados do cliente residam em computadores domésticos e laptops vulneráveis.
Cíber segurança
A segurança dos dados é um equilíbrio multifacetado entre conveniência e risco. As medidas em vigor principalmente para o trabalho no escritório nem sempre garantem a segurança adequada ao trabalhar em casa. O que era um risco razoável a ser assumido pode não ser mais com uma força de trabalho remota.
Gerenciamento de dispositivos móveis
O gerenciamento de dispositivos móveis (MDM) valida todas as conexões remotas com certificados armazenados nos dispositivos móveis. As empresas sem MDM não têm como verificar de onde a conexão está sendo feita. Consequentemente, credenciais roubadas podem ser usadas com o aplicativo iPhone Mail e outros aplicativos de e-mail para se conectar à conta de e-mail da vítima para fins de roubo e falsificação de identidade. Embora mais frequentemente associados a smartphones e tablets, com uma força de trabalho remota, os laptops devem ser incluídos. Os laptops devem exigir a mesma certificação e controle que outros dispositivos móveis.
Autenticação multifator
Nossa existência no escritório é um fator que nos dá acesso aos dados da empresa. Quando fora do escritório, perdemos esse fator de autenticidade. O que resta são apenas nossos nomes de usuário e senhas, ambos relativamente fáceis de roubar. A autenticação multifator é uma forma de validar a identidade de uma pessoa em tempo real com base em algo que ela possui, que foi fornecido pela empresa e não pode ser roubado. Com todas ou a maioria das conexões sendo iniciadas remotamente, as empresas sem MFA correm um risco exponencialmente maior agora. O MFA deve estar em vigor para todos os sistemas aos quais você se conecta, incluindo serviços em nuvem como Office365 e serviços de conectividade remota como VPN, RDS e Citrix.
Comece a conversar
Outrora o domínio do chat para a maioria das pessoas, as ferramentas de colaboração, incluindo Teams, Cisco Jabber, WebEx e Zoom fornecem recursos essenciais para conectar pessoas que estão fisicamente separadas umas das outras. Ver as expressões torna a comunicação mais eficiente. Estar na tela impede as pessoas de distrações ao seu redor. Compartilhar telas é o novo olhar por cima do ombro. As empresas com uma cultura colaborativa existente fizeram a transição para o trabalho remoto com pouco tempo de aceleração. Eles também são aqueles que prontamente se estendem para seus clientes. Este pode ser um momento Blackberry, no qual, aparentemente da noite para o dia, os clientes esperam um novo nível de conexão.
Fique comigo
As empresas com uma cultura de utilização de pessoal de helpdesk centralizado que usam controle remoto para auxiliar os funcionários fizeram uma boa transição para trabalhar em casa. Esses helpdesks fornecem uma maneira eficiente de solucionar problemas e resolver problemas ocorridos em locais remotos.
À medida que os funcionários se acostumam a trabalhar em casa, as empresas podem melhorar os esforços de aquisição, empacotando listas de compras para os funcionários usarem nas entregas de hardware. As listas incluem pacotes iniciais de videoconferência, novos equipamentos de computador, periféricos e segundos monitores e impressora, toner, conjuntos de papel.
Em cenários de trabalho remoto, as empresas se beneficiam da redução da necessidade de visitas a escritórios e centros de dados por engenheiros e consultores da empresa. Nunca houve melhor momento ou motivo para mover serviços para a nuvem. Além da acessibilidade do usuário final e benefícios de desempenho, os serviços em nuvem substituem a infraestrutura firme que requer atenção prática contínua. Se você ainda precisa mover os serviços para a nuvem, o backup de dados pode ser o primeiro passo certo para sua empresa. O backup de dados em nuvem elimina a necessidade de coleta programada e entrega de mídia de fita de backup e permite a recuperação rápida de interrupções.
Implementar governança de informações - agora
O desafio de longo prazo que idealmente é abordado enquanto essas mudanças estão ocorrendo é a governança sobre todos esses dados: novos tipos de dados, nuvem versus local, e outros desafios precisam da arquitetura certa desde o início e um roteiro para facilitar a governança saudável e facilidade de acesso para usuários finais. As empresas devem manter as questões de conformidade em primeiro plano. Os desafios de proteger informações privadas ou confidenciais na era do GDPR e CCPA não desapareceram. As empresas ainda serão multadas ou pior pelo uso impróprio de dados pessoais ou confidenciais. Advogados e funcionários que armazenam documentos fora de um sistema de gerenciamento de documentos e outros sistemas de negócios designados expõem a empresa a várias camadas de risco - e esses hábitos podem ter um risco maior de ocorrência em um escritório doméstico com fluxos de trabalho desconhecidos.
Esses são os desafios que enfrentamos agora. O que é inegável é a resiliência dos escritórios de advocacia e dos profissionais que os compõem à medida que enfrentam esses desafios - e com essas mudanças vêm grandes oportunidades.
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Christopher Zegers é o Diretor de Consultoria para a divisão jurídica da IVIONICS. Ele pode ser contatado em czegers@ivionics.com .