Já reparou que, em algumas empresas, as mesas estão sempre lotadas de papéis? Ou que existem salas e espaços enormes para arquivar documentos? No meio disso, estão documentos importantes que, se perdidos, podem trazer muita dor de cabeça para qualquer negócio. Assim, a gestão de contratos de fornecedores eficiente é um processo fundamental para o meio corporativo.

Isso porque garante que empresas e fornecedores mantenham uma relação saudável com o cumprimento de suas obrigações na parceria. Além, é claro, de representar uma segurança jurídica para as partes envolvidas. Dessa forma, uma gestão ineficiente é um grande risco para a administração empresarial.

Passos para uma gestão de contratos de fornecedores eficiente

Quer melhorar sua gestão de contratos de fornecedores e contar com processos mais eficientes? Então não deixe de acompanhar essas dicas que preparamos para você!

1. Priorize a organização

Os contratos são elementos importantes para coordenar o relacionamento entre empresa e fornecedor. Ao longo de todo o período de parceria, é normal ter mudanças de cláusulas e aditivos, o que certamente aumenta a quantidade de papel, dificulta a armazenagem e a consulta dos documentos.

Dessa forma, a tecnologia pode ser uma grande aliada da empresa. Um software, por exemplo, pode ajudar no arquivamento desses contratos. Assim, é possível encontrar com facilidade os documentos necessários e agilizar novas negociações ou até mesmo possíveis pendências entre as partes.

2. Automatize o fluxo de trabalho

Quem trabalha com gestão de contratos de fornecedores sabe que a formulação de um documento demanda tempo e costuma envolver diversas partes. Um contrato, por exemplo, pode passar pelas mãos de diretores, gestores de suprimentos, responsáveis pela área  financeira e advogados de todas as partes envolvidas. Quando baseado em troca de e-mails e papéis, esse processo torna-se ainda mais moroso.

Para deixar o trabalho mais rápido e evitar que prazos sejam perdidos, a melhor alternativa é automatizar esse processo. Nesse caso, a tecnologia pode ser usada para criar um ambiente integrado ao qual todos os envolvidos tenham acesso, agilizando as etapas de elaboração, correção, consideração e aprovação do contrato.

3. Acompanhe a questão financeira

Além dos prazos — que podem envolver a quantidade de mercadorias fornecidas —, também é preciso ficar atento aos aspectos financeiros do contrato. Nele podem estar definidos prazos de pagamento para entrega de mercadorias ou garantias monetárias para o cumprimento de acordos comerciais.

Assim, é preciso acompanhar de perto o cumprimento dessas cláusulas para evitar dívidas ou problemas desnecessários. Mais uma vez, é importante utilizar ferramentas que permitam o rápido acesso a documentos, facilitando seu acompanhamento.

4. Fique atento à renovação

Contratos chegam ao fim. Nesse momento, é preciso decidir pelo encerramento do vínculo ou pela renovação da parceria. É a melhor forma de garantir uma transição tranquila e certificar-se de que todas as etapas foram cumpridas pelas partes.

Além disso, na hora de encerrar ou renovar o contrato, não se esqueça de anexar o antigo documento. Com tudo assinado, armazene o documento (em meio digital, por exemplo) e deixe-o sempre disponível caso aconteça alguma ação judicial inesperada.

Seguindo essas dicas, fica fácil organizar a gestão de contratos de fornecedores da sua empresa de forma simples, garantindo mais tranquilidade no dia a dia. Vale a pena colocar em prática para uma rotina mais otimizada e eficiente!

Agilidade na elaboração e na gestão de contratos de fornecedores

A boa gestão de contratos garante agilidade nos processos internos de uma empresa. Da mesma forma, dá segurança tanto para o negócio quanto para seus fornecedores.

Para ter mais eficiência na geração e automatização de contratos, a utilização de um sistema de gestão contribui com maior controle e segurança para as partes envolvidas. Sem falar na agilidade que traz para o processo, desde a criação até a assinatura de um contrato. Isso porque permite à equipe criar documentos padronizados, para serem usados por qualquer pessoa que precise de contratos, aditivos, procurações etc.

Quando os documentos estão disponíveis eletronicamente, podem ser acessados pelos colaboradores da empresa, que, seguindo as minutas, conseguem elaborar seus arquivos. Posteriormente, os advogados validam o conteúdo e liberam sua impressão.

O resultado é um maior controle na elaboração e na aprovação de contratos e aditivos, além de agilidade na manutenção dos documentos e na realização de controle eletrônico dos contratos e da sua vida útil. Outro ganho importante é a redução significativa dos custosque envolvem horas de trabalho e imprevistos com possíveis ônus ocasionados por uma gestão falha de contratos.

Por: Adriana Bombassaro

Fonte: https://www.lexmachinae.com/2018/10/17/gestao-contratos-fornecedores-garantir-eficiencia/