Os escritórios de advocacia geram e armazenam quantidades incompreensíveis de dados. A maioria, se não todos, desses dados foram digitalizados e muitas empresas que reconhecem o valor inexplorado de seus dados começaram a alavancar tecnologias sofisticadas para explorá-lo em busca de produtos de trabalho reutilizáveis ​​e informações valiosas.

Por uma questão de prática, os escritórios de advocacia geram e armazenam quantidades incompreensíveis de dados. A maioria, se não todos, desses dados foram digitalizados e muitas empresas que reconhecem o valor inexplorado de seus dados começaram a alavancar tecnologias sofisticadas para explorá-lo para obter produtos de trabalho reutilizáveis ​​e informações valiosas. Embora a maioria dos grandes escritórios de advocacia com 50 advogados ou mais esteja atualmente pesquisando dados, nem todos estão fazendo isso bem. A mineração de dados é uma prática relativamente nova no espaço jurídico e os perfis de dados das empresas são altamente variáveis ​​de uma organização para outra, portanto, identificar as ferramentas certas e priorizar iniciativas pode ser um desafio.

Embora seja provável que a mineração de dados também possa ser altamente benéfica para empresas menores, é muito menos comum entre elas, principalmente porque suas práticas tendem a ser locais ou regionais. Nessas empresas, há uma tendência de contar com colegas locais e informações anedóticas para obter uma visão estratégica.

Muitas empresas menores provavelmente  deveriam  praticar mineração de dados; a maioria não. Mas está cada vez mais claro que as grandes empresas  devem  praticá-lo para obter sucesso em um mercado altamente competitivo, e quase todas estão tentando descobrir como fazê-lo melhor.

Casos de uso principais para mineração de dados

O benefício mais imediato da mineração de dados para escritórios de advocacia é o aumento da produtividade. Isso geralmente assume a forma de localizar e reutilizar o produto de trabalho do advogado. Por exemplo, quando um novo associado recebe uma tarefa de redação e não possui um quadro de referência para o tópico, ele pode pesquisar no produto de trabalho interno "documentos modelo", como contratos ou resumos ou moções que provaram ser eficazes para minimizar o tempo gasto na pesquisa. Ela pode precisar Shepardize citações usadas anteriormente através do  Serviço de Citações da Shepard  para determinar se elas ainda são "boas leis", mas isso diminui a necessidade de recriar a roda.

Os advogados de contencioso podem pesquisar seus dados históricos em busca de nomes de advogados, escritórios de advocacia, partes, juízes e testemunhas especializadas que outras pessoas em seu escritório enfrentaram anteriormente para obter maiores insights e desenvolver estratégias eficazes para o assunto em questão. Isso minimiza a necessidade de enviar esses e-mails anedóticos do tipo "o que você pode me dizer sobre ..." para toda a empresa. As plataformas de análise jurídica podem fazer isso com muito mais eficiência pesquisando todos os dados do PACER, mas para aqueles que não usam a análise jurídica, seus próprios dados da empresa são sua melhor aposta.

No contexto das transações de fusões e aquisições, os advogados podem usar a tecnologia de mineração de dados para encontrar trabalhos recentes que a empresa realizou em transações semelhantes às atuais e, em seguida, talvez estender esse insight, analisando dados públicos no banco de dados EDGAR da SEC. A mineração dos dados da sua empresa pode gerar cláusulas ou cláusulas - uma provisão de “ouro no quintal”, por exemplo - de acordos recentes diretamente aplicáveis ​​ao atual. A mineração de dados bem-sucedida nesse contexto geralmente depende de uma pesquisa conceitual, em vez de texto completo, para encontrar pontos de negociação específicos, e as empresas que fazem muito trabalho jurídico transacional e implantam tecnologia de mineração de dados para esse fim precisam garantir que seus dados sejam marcados adequadamente. para pesquisa conceitual.

Ferramentas

A principal ferramenta necessária para a mineração de dados é um bom sistema de gerenciamento de documentos (DMS). Todo grande escritório de advocacia tem um - desenvolvido internamente ou por meio de um provedor de serviços. No entanto, a eficácia de um DMS é tão boa quanto as tags e metadados que os usuários fornecem. Se um documento não for devidamente marcado e anotado com os metadados corretos, incluindo data, assunto, cliente, prática e autores, ele poderá ser ignorado posteriormente - talvez quando for mais necessário.

Obviamente, existem maneiras adicionais de preencher as lacunas de metadados - por exemplo, se alguém que não seja o autor apresentou um documento e usou seu próprio nome, pesquisando no sistema de cronometragem da empresa, você pode descobrir quem realmente o escreveu. A integração de aplicativos como DMS e aplicativos de cronometragem pode tornar esse processo mais fácil e rápido, gerando dados interessantes e úteis.

Da mesma forma, algumas grandes empresas estão agora implantando tecnologia de busca corporativa que pode acessar todos os aplicativos que operam na empresa, capturar e estruturar esses dados e fornecer informações granulares em uma única interface integrada. Embora poderosos, esses sistemas podem procurar apenas informações ou metadados que foram inseridos anteriormente no sistema.

Também existem tecnologias de aprimoramento de pesquisa que "rastreiam" pelo DMS e capturam automaticamente metadados. Alguns aplicam automaticamente rótulos conceituais para reduzir a dependência da pesquisa de texto completo, enquanto outros capturam e derivam metadados, como jurisdição, lei aplicável e advogados, firmas, juízes e testemunhas especializadas, para tornar os documentos mais "inteligentes". a inteligência está tornando a captura automatizada de metadados cada vez mais prática e acessível.

Finalmente, alguns sistemas também podem permitir a pesquisa integrada de dados internos e externos em uma única interface. Talvez este seja o santo graal da mineração de dados para escritórios de advocacia.

Controlando o acesso

É imperativo que as empresas que implantam a tecnologia de mineração de dados pensem cuidadosamente nos protocolos de segurança. A maioria dos dados em escritórios de advocacia não pode ser acessível a todos. Um cliente de serviços financeiros, por exemplo, pode ter uma carta de compromisso estipulando que apenas pessoas da empresa que estão trabalhando diretamente em um assunto podem acessar os documentos relacionados. Os controles de acesso são normalmente configurados através do DMS da empresa. A maioria das empresas exigirá segurança no nível da matéria e no nível do documento. O resultado prático disso é que os resultados da pesquisa variam consideravelmente entre usuários individuais, de acordo com seus direitos de acesso. Em alguns casos, as empresas que procuram disponibilizar amplamente “modelos de documentos” podem ser capazes de fornecer acesso mais amplo a documentos relacionados ao assunto, redigindo determinadas informações a partir deles. Quaisquer que sejam as circunstâncias.

Segurança de dados e a nuvem

Embora as preocupações de segurança sobre o armazenamento de dados na nuvem tenham diminuído consideravelmente em outros setores, muitos escritórios de advocacia ainda relutam em implantar a tecnologia em nuvem. Esse é parcialmente um fenômeno cultural no qual os advogados ficam para trás de outros setores na adoção de tecnologia, mas também pode ser orientado para o cliente: alguns clientes podem proibir estritamente as empresas de armazenar dados fora do local. Dito isto, estamos começando a ver menos resistência à tecnologia, que pode fazer diferença no contexto da mineração de dados.

A nuvem oferece acessibilidade superior aos dados e oferece enormes vantagens em flexibilidade e escalabilidade. À medida que a tecnologia de análise melhora, a nuvem também permite o tipo de integração de dados talvez melhor exemplificado nos gráficos de conhecimento, que ajudam os usuários a “conectar os pontos” rápida e visualmente a partir de fontes de dados diferentes e acessar insights que antes eram inatingíveis. Esses são recursos poderosos que alguns advogados já estão usando para desenvolver estratégias jurídicas baseadas em dados e vencer casos em processos judiciais, além de tomar melhores decisões nos negócios da lei.

Não é mais controverso afirmar que os dados são mais seguros na nuvem do que atrás de um firewall. Os principais fornecedores de tecnologia em nuvem, como o Amazon Web Services, oferecem segurança mais abrangente e robusta do que as empresas podem oferecer em ambientes locais. É simplesmente muito complexo e muito caro para as empresas fornecerem o mesmo nível de segurança por conta própria. Por outro lado, os clientes ainda conduzem um comportamento firme. Um tipo de solução de compromisso cada vez mais comum no mundo jurídico envolve a entrega de aplicativos via nuvem que acessam dados de servidores locais ou talvez de uma nuvem privada.

Retenção de dados e suas implicações para mineração de dados

Embora existam considerações importantes sobre responsabilidade e risco que as empresas precisam levar em consideração ao criar políticas de retenção de dados - considerações que estão além do escopo deste artigo - as empresas precisam entender que ter muitos dados em mãos pode criar sérios problemas de desempenho e prejudicar o utilidade da mineração de dados. Limpar regularmente o “armário de dados” de arquivos duplicados e “lixo eletrônico”, como folhas de rosto de fax ou e-mails ou arquivos não relacionados a assuntos, torna os repositórios mais responsivos e úteis. As empresas que levam a sério a mineração de dados devem dedicar tempo para desenvolver protocolos para remover dados antigos e irrelevantes que, ao mesmo tempo, cumprem os regulamentos e aderem às políticas internas.

Conclusão

A mineração de dados promete ser transformadora nas empresas, mas se o sistema for lento ou não confiável, os advogados não o usarão e o investimento será amplamente desperdiçado. Seria uma pena, porque os benefícios da tecnologia podem se estender a praticamente todos os fluxos de trabalho no escritório de advocacia. Onde quer que as empresas usem aplicativos que acumulam dados, as tecnologias de mineração têm o potencial de aumentar a produtividade, fornecer novas idéias e ajudá-las a se destacar em um mercado cada vez mais competitivo.