COVID-19 promoveu agitação sem precedentes no setor de descoberta eletrônica
- Criado em 16/04/2020 Por LinkLei
As desacelerações econômicas e relacionadas a tribunais provocadas pela pandemia de coronavírus levaram a cortes na força de trabalho de descoberta eletrônica, mudanças nas operações de negócios e muito mais. Mas algumas mudanças trazidas pela mudança para o trabalho remoto tiveram benefícios não intencionais.
O impacto econômico da pandemia do COVID-19, particularmente nos EUA, foi forte. Indústrias que variam de hospitalidade a varejo e viagens viram demissões e licenças enquanto uma economia inteira muda para ficar em casa. Um relatório da consultoria McKinsey & Co. estima que a economia dos EUA pode estar em um estado de recuperação até 2023.
O mundo jurídico certamente não ficou imune a essas mudanças. Vários escritórios de advocacia e negócios jurídicos aderiram ao resto da economia em cortes salariais, congelamentos e demissões. Seria de esperar que essas mudanças ainda sejam inundadas nas próximas semanas.
Durante a próxima semana, a Legaltech News examinará como essas mudanças econômicas estão se expandindo um passo além dos departamentos jurídicos corporativos e escritórios de advocacia para seus parceiros: empresas de tecnologia jurídica. Seja em descoberta eletrônica, pesquisa jurídica, contratos e transações ou várias outras tecnologias, essa recessão pode ter um impacto que se estende até o futuro.
Para a descoberta eletrônica, embora o litígio não tenha parado completamente, os efeitos cumulativos das lentidões nos tribunais começaram a ser sentidos. Algumas empresas sofreram demissões e licenças, enquanto outras tiveram pagamentos perdidos por parte dos clientes. Outros tiveram que mudar de plano ou acelerar rapidamente lançamentos preexistentes, para acomodar novas condições de trabalho. Mas todos os que conversaram com a Legaltech News concordaram em uma coisa: o setor de descoberta eletrônica mudará como resultado direto da pandemia atual.
Uma força de trabalho em mudança
Os sulcos e as demissões certamente recebem manchetes e a descoberta eletrônica não é diferente . No final de março, a DISCO anunciou em um comunicado, inicialmente relatado por Austin Inno, que reduziu sua força de trabalho "para abordar de forma proativa e reduzir o risco potencial".
"A decisão de reduzir nossa força de trabalho foi tomada apenas para compensar uma potencial desaceleração nos negócios devido à crise do coronavírus", afirmou o comunicado enviado à LTN. “Continuamos confiantes em nossa estratégia de negócios e em nossos planos de inovação contínua de produtos e serviços, aquisição de clientes e crescimento a longo prazo. Os negócios continuarão como de costume e os clientes não verão interrupções no serviço devido a alterações internas. ”
Desde então, outras empresas de descoberta eletrônica fizeram cortes semelhantes. Em 10 de abril, Bob Ambrogi, do Lawsites Blog, informou que a Epiq Global demitiu cerca de 200 funcionários, em grande parte devido ao ciberataque da empresa , com outros cortes por vir. Fontes confirmaram cortes recentes na LTN, embora não o número total de funcionários. A Legaltech News também confirmou que a empresa de descoberta eletrônica CloudNine cortou funcionários nas últimas semanas, com o número total de funcionários afetados também desconhecido. Tanto a Epiq quanto a CloudNine se recusaram a comentar a LTN sobre mudanças na força de trabalho.
Outras empresas de descoberta eletrônica também adotaram medidas de corte de custos para serem proativas. A CEO aprovada pela Z, Monica Enand, disse à LTN que sua empresa instituiu um congelamento de contratações, reduziu os salários da equipe executiva de 20% a 30%, reduziu seu próprio salário ao salário mínimo e colocou algumas equipes em licença. Os trabalhadores em andamento são "funções para as quais não há atividade comercial no momento", como marketing de campo ou equipes de recrutamento.
“Podemos tirar proveito do programa de licença do governo, o que é ótimo. Eles são capazes de permanecer um funcionário aprovado pela Z, ficam com nossos benefícios de saúde e estão pedindo desemprego, mas não precisam procurar emprego. E eles voltam assim que a atividade comercial voltar ”, disse Enand.
Especialmente em um setor que experimentou um crescimento constante na última década, o conceito de redução de tamanho é algo novo para a descoberta eletrônica. A Zapproved está entre as empresas que experimentaram um interesse crescente por capital de risco e private equity, anunciando recentemente um investimento estratégico da Vista Equity Partners em maio de 2017.
Para a empresa de Portland, Oregon, a economia da pandemia está trazendo uma mudança rápida. "É emocionalmente triste desconectar-se dessas pessoas um pouco, mas o resto da equipe está se esforçando o máximo possível para voltar", disse Enand. "Quando as coisas voltam ao normal, estamos ansiosos para ir."
Mesmo aqueles que não tiveram que tomar essas decisões difíceis com os funcionários atuais podem enfrentar outras lutas da força de trabalho quanto mais tempo essa pandemia continuar. Haresh Bhungalia, CEO da Casepoint, disse que sua empresa não sofreu demissões ou licenças, mas a Casepoint diminuiu a velocidade de contratação "um pouquinho". Com o estado atual do trabalho remoto, ele explicou, simplesmente trazer novos talentos se tornou complexo.
"Não é por causa de restrições orçamentárias, mas principalmente por causa da logística", disse Bhungalia. “Se você vai atrair alguém, como você o embarca? E a cultura é uma grande parte do que fazemos. Seríamos tolos em não olhar para a contenção de custos, mas não estamos parando completamente de contratar. ”
Bill Piwonka, diretor de marketing da Exterro, concordou que qualquer processo para atrair novos trabalhadores mudará durante a atual pandemia. Ele disse à LTN que, embora a Exterro não tenha sofrido cortes e ainda esteja pensando em contratar, “o processo é um pouco diferente. Há muito mais entrevistas em vídeo do que entrevistas pessoais. ”
"Eu tenho trabalhado em estreita colaboração com um novo contratado no departamento de vendas e houve muitas mensagens instantâneas, videoconferências e e-mails", acrescentou Piwonka. “Sinto que o conheço em um nível pessoal, e nunca estive na presença física dele. Eu não diria desafios, é apenas uma nova norma. ”
Hora de ser produtivo
Mesmo com uma força de trabalho em mudança, no entanto, pode haver alguma indicação de que a mudança para funcionários que trabalham remotamente possa ter um efeito duradouro no setor.
Vários executivos de descoberta eletrônica que conversaram com a LTN indicaram que seus funcionários estão realmente se tornando mais produtivos, e não menos, como resultado da atual situação de trabalho.
Bhungalia, da Casepoint, foi um dos que disseram que a produtividade realmente aumentou, mesmo com os funcionários da empresa com sede em Washington, DC, todos trabalhando remotamente.
"Como todos nós nos adaptamos para trabalhar em casa, acho que as pessoas foram para um lugar que estavam familiarizadas como uma distração de todo o barulho que acontecia do lado de fora", disse Bhungalia. “Pessoas - honestamente, nós não gostamos necessariamente, mas eles estão trabalhando mais agora. E a eficiência da hora também aumentou, porque as pessoas não têm outras prioridades - você não pode ter outras prioridades, porque não pode sair de casa! ”
O Enand da Zapproved encontrou uma tendência semelhante ao acompanhar as métricas de produtividade da Zapproved. A empresa conseguiu lançar sua integração do Digital Discovery Pro com o Nuix antes do previsto, observou ela.
"Os primeiros dois dias foram, naturalmente, difíceis, na primeira semana de descobrir o que diabos estava acontecendo", disse Enand. “Mas mesmo quando as escolas fecharam e as pessoas estavam equilibrando os cuidados com as crianças, de alguma forma todos foram capazes de continuar. … Fiquei realmente impressionado com a nossa equipe. Eu apenas pensei: 'Uau, é incrível que pudéssemos continuar trabalhando e não pular muito de uma batida'. ”
Roger Pilc, presidente do setor de soluções jurídicas da Epiq, disse da mesma forma que o aumento da qualidade do trabalho remoto surpreendeu a ele e à equipe da Epiq. Ele disse que a Epiq registrou aumento de horas de revisor de documentos por semana, aumento da produtividade em termos de documentos por hora e o mesmo ou menos erros de qualidade.
"À medida que evoluímos nisso, como algo novo, é um território desconhecido, ou você não tem certeza do que esperar."
Então, o que está alimentando essa mudança? Joey Seeber, CEO do provedor de e-discovery Level 2 Legal, disse à Legaltech News que em sua empresa, a pandemia incutiu um maior senso de confiança dos funcionários, reforçada pela confiança depositada neles pela liderança da empresa e pelos clientes.
"Nossa cultura e moral provavelmente nunca foram tão grandes, por mais estranho que pareça", explicou. “Muito parecido com o fato de passarmos mais tempo com nossas famílias, e nossas famílias talvez estejam ficando mais fortes… o mesmo se aplica à nossa empresa. Estamos juntos, e nunca senti isso mais do que nas últimas duas semanas. ”
E Seeber espera que esse tipo de relacionamento continue além da expiração da pandemia: “Eu não sei sobre você, mas quando alguém me ajuda com algo que é realmente importante para mim, e que está em um momento difícil, lembro disso. Seja meu banqueiro, meu advogado, meu contador ou meu supermercado, quando sei que posso depender desse parceiro, do parceiro de negócios, isso ajuda a fortalecer esses relacionamentos. ”
Aumentando o ritmo da inovação
Quando se trata do próprio processo de descoberta eletrônica, os provedores de descoberta eletrônica já estão migrando para a nuvem e outras tecnologias remotas em ondas. Mas a mudança em massa para o trabalho remoto acelerou esses processos para um novo nível de uma maneira que poderia ser permanente, disseram executivos de descoberta eletrônica.
"Eu realmente acredito que, na maioria das vezes, a guerra entre o prema e o SaaS foi travada e a batalha acabou", disse Piwonka da Exterro. "Mas sempre há alguns retardatários que ainda são desconfortáveis ​​com uma solução SaaS, e acho que isso será cada vez mais difícil".
Pilc na Epiq chamou de "aceleração por necessidade". Como a própria Epiq precisava converter 1600 advogados de revisão de documentos para poder trabalhar remotamente, e os clientes da Epiq precisavam realizar mudanças semelhantes, mudanças graduais subitamente precisavam se tornar muito mais urgentes.
“O cenário geral para nós é que os planos que já começaram há um ano agora estão no modo de aceleração acelerada, tanto em termos de nossa própria transformação digital quanto em ajudar nossos clientes a se transformarem. ... Não há nada como a necessidade de levá-lo a fazer coisas boas mais rapidamente.
No Nível 2 Legal, o ritmo foi similarmente acelerado. A empresa já estava instituindo um plano de trabalho remoto seguro para advogados de idiomas estrangeiros que trabalhavam com base em projetos. Mas quando o restante dos funcionários da empresa também precisou trabalhar remotamente, Seeber disse: "Nós realmente apenas multiplicamos isso por cem".
“Estamos nos preparando para isso nos últimos quatro anos; simplesmente não sabíamos que era para isso que estávamos nos preparando ”, acrescentou.
Os clientes podem estar percebendo que da mesma forma precisam fazer esses preparativos, explicou Bhungalia da Casepoint. “Vários clientes estão percebendo que ter uma instalação no local torna-se uma dependência em um momento como este. Você ainda precisa administrar, ainda precisa mantê-lo e todas essas outras coisas. E você pode não estar configurado para fazer isso remotamente, enquanto a arquitetura em nuvem permite que você faça essas coisas. ”
Como resultado, muitas conversas na comunidade de descoberta eletrônica podem não ser sobre trabalhos atuais; dada a rápida mudança para o remoto, esse navio pode ter navegado.
"As conversas que estamos tendo com nossos clientes não são muito sobre os acordos atuais, além de garantir que todos estejam saudáveis ​​e bem", disse Bhungalia. "Mas acho que os clientes estão tentando descobrir, o ritmo dos negócios ainda precisa ser mantido, como faço para manter isso no ambiente atual e seja qual for a nova norma?"