Coloque as pessoas e os processos certos antes de tentar integrar uma nova tecnologia
- Criado em 02/03/2020 Por LinkLei
A tecnologia é um acelerador de resultados, não uma bala de prata para todos os problemas. Para alavancar a tecnologia jurídica de maneira eficaz, os departamentos jurídicos corporativos devem se concentrar, primeiro, na colocação das pessoas e processos certos.
Em 3 de fevereiro, todos testemunhamos o que acontece quando a tecnologia mal projetada, aparentemente destinada a simplificar uma tarefa complexa, fica nas mãos de pessoas com treinamento insuficiente. "Fiasco", "desastre" e outros termos menos lisonjeiros foram usados para descrever o caos semeado, em grande parte, pelo aplicativo implantado para registrar e reportar resultados nas bancas do Partido Democrata de Iowa.
Enquanto o brilho da mídia iluminou as falhas tecnológicas em Iowa, em um grau ou outro, esse tipo de situação ocorre com freqüência - com menos escrutínio - no mundo dos negócios. A tecnologia inadequada, combinada com pessoas mal treinadas, leva a maus resultados. E a tecnologia que se enquadra na categoria de "tecnologia legal" não é exceção.
Se olharmos para as últimas duas décadas, podemos ver exemplos de situações em que a tecnologia jurídica não cumpriu sua promessa, levando a investimentos dispendiosos sem retornos proporcionais, pelo menos nos estágios iniciais de sua implantação. Com mais de 25 anos de experiência trabalhando com departamentos jurídicos corporativos em questões de integração de tecnologia como líder de um provedor de serviços alternativos, testemunhei os problemas que surgem quando uma organização tenta aproveitar as ferramentas de tecnologia antes de ter sua “casa” - pessoas e processos - em ordem.
Por exemplo, quando o software de descoberta eletrônica entrou em cena, os investidores financiaram fortemente as empresas que criavam software de descoberta eletrônica, as empresas de software lançaram produtos no mercado e as empresas integraram ferramentas de descoberta eletrônica de maneira ágil e rápida. E muitas vezes as coisas não deram muito certo. O software não resolveu o problema que as empresas enfrentavam ao classificar grandes quantidades de dados digitais por duas razões principais.
Primeiro, os adotantes iniciais da tecnologia de descoberta eletrônica, como os adotantes iniciais de quase qualquer tecnologia, descobriram que as iterações iniciais das ferramentas de descoberta eletrônica geralmente não cumpriam sua promessa. Como o aplicativo Iowa, muitas ferramentas eram de buggy e não eram suficientemente testadas em ambientes do mundo real. Segundo, e mais importante, as empresas que tentaram alavancar o software de descoberta eletrônica muitas vezes não haviam preparado as bases para sua integração. Eles não possuíam pessoas e processos para habilitar o software - que segue as regras e requer dados limpos - para servir a seu propósito.
Embora muitos dos problemas com a descoberta eletrônica tenham sido resolvidos desde então, a tecnologia jurídica continua sua marcha incansável em outros domínios e funções nos departamentos jurídicos corporativos. Nos últimos anos, empresas e empresas de tecnologia jurídica têm trabalhado para implantar software para ajudar no gerenciamento da enorme quantidade de contratos comerciais que fluem pelos departamentos jurídicos corporativos. E se não forem atenciosos e estratégicos sobre como isso é feito, eles repetirão muitos erros do passado.
A tecnologia é um acelerador de resultados, não uma bala de prata para todos os problemas. Para alavancar a tecnologia jurídica de maneira eficaz, os departamentos jurídicos corporativos devem se concentrar, primeiro, na colocação das pessoas e processos certos. Ao estabelecer uma base sólida com as pessoas e processos certos, a tecnologia jurídica pode ser conectada para acelerar a solução de problemas, em vez de causar mais deles. De fato, não é incomum que uma empresa que não possua as pessoas e processos certos lute por 12 a 18 meses para implementar uma nova ferramenta de tecnologia jurídica, apenas para aprender que, dado o ritmo da inovação, melhores soluções de tecnologia estão disponíveis. Eles são forçados a recomeçar ou seguir em frente com uma solução menos eficaz.
A seguir, três maneiras pelas quais os departamentos jurídicos corporativos podem preparar o terreno para a integração bem-sucedida da tecnologia jurídica. Embora essas estratégias sejam descritas no contexto da implantação de tecnologia para o gerenciamento de contratos comerciais, os princípios subjacentes se aplicam, independentemente da função da tecnologia jurídica. Em termos gerais, quando se trata da integração da tecnologia jurídica, é aconselhável caminhar antes de tentar executar.
1. Coloque seus dados em ordem
A tecnologia legal baseada em inteligência artificial tem um enorme potencial para ajudar as empresas a classificar, analisar e otimizar a enorme quantidade de contratos comerciais que muitos devem gerenciar. Mas, para que o software faça seu trabalho, ele deve poder acessar os dados necessários.
Muitas empresas lutam para capturar dados em seus portfólios de contratos comerciais. O software de camadas em cima de um sistema desorganizado não resolverá o problema. Em vez de gastar tempo e recursos tentando integrar software para gerenciar dados "sujos", um investimento melhor seria limpar os dados existentes e implementar sistemas mais organizados para a captura de dados no futuro.
Uma vez implantados esses sistemas, a tecnologia jurídica pode ser implantada para extrair e analisar dados e criar eficiências na revisão, negociação e gerenciamento de contratos comerciais.
2. Definir regras e criar estrutura
Em um passado não muito distante, cada contrato comercial que avançava em um negócio era tipicamente tratado como único. Isso levou a um processo personalizado de revisão de contratos, geralmente envolvendo advogados externos caros, mesmo para acordos com clichês. Ao identificar os pontos em comum entre os contratos, as empresas puderam criar sistemas e processos mais simplificados que permitem uma revisão mais rápida, de maior qualidade e menos dispendiosa dos contratos.
No futuro, a sistematização da revisão de contratos se tornará ainda mais importante e valiosa. Nos próximos anos, a aceleração da integração da IA ao processo de revisão de contratos permitirá que as empresas extraiam dados e esclareçam o conteúdo dos contratos com mais eficiência. Esse tipo de automação permitirá às empresas revisar contratos mais rapidamente, organizar grandes quantidades de dados com mais eficiência e aumentar o volume de contratos que podem ser revisados, negociados e executados.
No entanto, aqueles que obtiverem os maiores benefícios da IA no futuro serão os que lançam as bases para ela hoje, estabelecendo processos que permitirão que as máquinas tenham o desempenho ideal. O software exige regras e, se não houver regras claras a serem seguidas, mesmo o supercomputador mais forte emparelhado com o software mais inteligente não será capaz de agregar muito valor.
Portanto, antes de investir muito em tecnologia, as empresas devem tentar padronizar termos, criar modelos, pensar em cenários "se / então" e avaliar os riscos associados às suas várias formas de contratos comerciais. Chamamos esse processo de desenvolvimento de um "manual de instruções" para seus contratos. Não é possível padronizar e criar regras para 100% dos contratos - sempre haverá discrepâncias -, mas a criação de um manual, que pode ser usado para definir regras de software, pode gerar enormes eficiências para o departamento jurídico corporativo.
Ao documentar claramente os pontos em comum entre os contratos, as nuances que ficam fora desses parâmetros - e, portanto, fora do escopo do software - podem ser direcionadas adequadamente aos recursos internos apropriados para uma análise mais aprofundada.
3. Eleve os membros da sua equipe ao melhor e mais alto uso
Todos os departamentos jurídicos corporativos realizam uma revisão legal de contratos comerciais, mas o processo geralmente é entediante e trabalhoso e impede que advogados internos façam o que fazem de melhor. Em vez disso, eles estão atolados nos detalhes de um fluxo aparentemente interminável de solicitações para revisar a não divulgação, aquisição, licenciamento e outros contratos comerciais.
Quando o trabalho de revisão de contrato é mal alocado, isso geralmente significa que os advogados - internos ou externos - estão trabalhando "abaixo do nível de remuneração", o que significa que o conhecimento disponível para uma empresa não está sendo utilizado adequadamente. Em outros casos, os indivíduos estão sendo encarregados de realizar contratos que ficam fora da casa do leme, o que leva a ineficiências e erros dispendiosos.
Mesmo quando você possui um software que automatiza aspectos da revisão de contratos, ainda haverá pessoas envolvidas no processo. Portanto, antes de recorrer à tecnologia jurídica, é importante designar e treinar recursos de advogados e não-advogados, como os fornecidos por provedores de serviços jurídicos alternativos, que complementarão a capacidade finita do software. Ao fazer isso, você garantirá que seu pessoal esteja sendo elevado ao melhor e mais alto uso.
Não há software perfeito
Os contratos comerciais fluem internamente a partir de vendas, compras e outros departamentos dentro de uma corporação. Esses contratos, que emanam de diferentes áreas e têm funções diferentes, geralmente parecem bem diferentes um do outro. No momento, não há software perfeito para toda a empresa que atenda a todas as necessidades e nuances de contratação dos diferentes constituintes internos aos quais os departamentos jurídicos corporativos devem atender.
Isso não quer dizer, no entanto, que o software não possa ajudar na criação de eficiências na revisão de contratos comerciais, bem como em outros processos legais. Mas é aconselhável refinar e otimizar seu pessoal e processos antes de recorrer à tecnologia jurídica como um acelerador de resultados. Você terá que pensar em como melhor usar seu pessoal e discar seus sistemas como parte do processo de integração da tecnologia na revisão de contratos comerciais. Como ainda estamos todos escolhendo as melhores ferramentas tecnológicas disponíveis, por que não pensar mais nos problemas sob seu controle - pessoas e processos - agora?