Você se lembra como eram os primeiros laptops? Grande, volumosos, bege, terrível duração da bateria e interface do usuário. Uma solução de computador portátil parecia um sonho. Em 1985, o New York Times publicou um artigo sobre o futuro dos laptops. Eles previram que as máquinas pesadas acabariam sendo pouco atraentes para ninguém, exceto para os usuários mais especializados. Mas sabemos como o futuro dos laptops se desenrolou. Ainda estamos observando a tendência tecnológica pioneira evoluir e divergir em novos produtos, novas possibilidades e novas maneiras de fazer as coisas - hardware reduzido, evolução da banda larga móvel e até o smartphone no seu bolso.

Da mesma forma, a tecnologia jurídica está evoluindo rapidamente. Os melhores escritórios de advocacia se aprofundam e enxergam além do valor de face das inovações, como geração de documentos, gerenciamento de casos baseado em nuvem ou mecanismos de geração de relatórios. Eles vêem o potencial esperando logo abaixo da superfície. Se você ainda não está usando a tecnologia da melhor maneira possível, a boa notícia é que você pode aprender com as maneiras pelas quais outras empresas estão usando a tecnologia. Aqui estão as 5 maneiras pelas quais os melhores escritórios de advocacia usam a tecnologia (que você provavelmente não é).

1. Eles usam muita geração de documentos

A maioria dos escritórios de advocacia usa apenas a geração de documentos para criar formulários simples, como retentores, cartas de boas-vindas ou solicitações de registros. Mas os melhores escritórios de advocacia usam a geração de documentos o máximo possível. Eles o usam para gerar qualquer documento que possam precisar, por mais complexo ou matizado. Sua empresa está gerando regularmente esses tipos de documentos com um único clique?

• Declarações de liquidação
• Exige
• Avisos de deposição
• Divulgações pré-julgamento
• Listas de Serviços
• Cronologias Médicas

Se sua resposta for não, por que você está sendo retido?

Seu sistema de gerenciamento de casos não deve ser um receptáculo passivo onde você armazena seu trabalho, mas um parceiro ativo na co-criação. Isto é especialmente verdade com a geração de documentos. Advogados caçando modelos de documentos, inserindo manualmente novas informações e (possivelmente) salvando-os no arquivo de caso correto, são um desperdício de tempo e tempo do cliente. Mas quanto tempo estamos realmente falando aqui? Pense desta maneira - existem escritórios de advocacia que não lidam com esse problema. Em absoluto. E eles estão usando essas horas salvas para assinar mais clientes e mover mais casos.

2. Eles sabem quem são seus bons (e maus) funcionários

Nossa indústria está sendo tocada pela tecnologia de maneiras drásticas. O trabalho jurídico pode ser feito de qualquer lugar. Essa autonomia pode dificultar a obtenção de um alto nível de responsabilidade. Quando o seu "melhor" advogado rejeita uma tarefa porque "simplesmente não pode poupar a largura de banda", e o seu "pior" advogado está ociosamente torcendo o polegar e aguardando a direção, o que realmente está acontecendo? Os melhores escritórios de advocacia sabem que a eficiência geral de uma equipe depende do desempenho individual de seus membros. Eles têm um sistema confiável para medir o desempenho dos membros da equipe e analisam o que importa: quantas tarefas estão sendo concluídas por cada pessoa por dia? Qual porcentagem de prazos está sendo estendida e por quem? Como as tarefas e atribuições estão sendo distribuídas pelos membros da equipe? Qual é o número médio de ações necessárias para encerrar com êxito um caso?

3. Eles mantêm seus dados limpos

Todos sabemos que um arquivo físico não pode existir em dois lugares ao mesmo tempo. Se você tiver informações sobre um cliente para um caso de delito médico, não poderá armazená-lo no arquivo do caso do cliente, nem em um arquivo geral sobre o dispositivo médico com defeito e em um arquivo para os conselhos contrários aos quais você se opõe. Seria impossível manter todos esses arquivos duplicados atualizados e isso poderia levar a imprecisão e redundância. Mas manter dados importantes em silos causa seus próprios problemas. Os membros da equipe precisam ter acesso a todas as informações relevantes para seus casos. Os recepcionistas precisam de uma maneira de puxar rapidamente as atividades recentes para atender seus chamadores. Os parceiros firmes precisam de uma maneira eficiente de revisar novas moções ou argumentos elaborados por suas equipes. Ficar sem papel e mudar para soluções de manutenção de arquivos digitais é um passo importante para atender a essas demandas, mas não é o único passo que você precisa executar. Os melhores escritórios de advocacia enfatizam fortemente a higiene de manutenção de arquivos e a levam ao extremo que só é possível com os processos certos. Adicionar hashtags ou marcadores de identificação a casos que atendam a certos critérios é uma maneira eficaz de manter seu número de casos organizado. Esses marcadores podem ajudá-lo a identificar casos com custos insustentáveis, assuntos que envolvam certos conselheiros adversários ou avaliadores específicos ou clientes que não têm notícias suas há algum tempo.

4. Eles enviam emails para comunicações internas

Como o seu escritório de advocacia se comunica? Se sua resposta for email, tenho más notícias para você: o email está morto. E confiar no email significa confiar em um sistema inerentemente desorganizado e facilmente manipulado. Tenho certeza que você já ouviu as palavras antes. Coisas como "hacking", "spoofing" ou "phishing". O advogado comum provavelmente não entende completamente as definições operacionais de nenhum desses termos. Mas existe uma palavra que significa a mesma coisa para todo advogado em todo lugar. Essa palavra é "negligência". Você pode reduzir o risco de más práticas, garantindo que cada comunicação firme esteja contida em um sistema rigidamente controlado, em vez de se espalhar por várias caixas de entrada. Ainda melhor, o uso do software certo para consolidar toda a comunicação permite aumentar a eficiência de sua equipe, reduzindo a necessidade de trabalhar fora do sistema. Seus funcionários devem efetuar login uma vez em um sistema confiável e poder acessar qualquer informação, comunicação ou anúncio relevante para eles. Sem comunicação centralizada, você nunca alcançará o máximo de eficiência. Seus e-mails irão atolá-lo, e reclamações de negligência podem estar esperando por você, se você não ficar atento.

5. Eles usam serviços de admissão

Um estudo recente da ABA Benchmark descobriu que a maioria dos escritórios de advocacia está executando processos de admissão em níveis surpreendentemente baixos - 50% de todas as chamadas e formulários da web preenchidos não são retornados em dois dias. 42% das chamadas permanecem sem resposta após três dias; alguns nunca recebem uma resposta.

O que esses números descrevem é uma crise em todo o setor. Os advogados têm cada vez mais acesso a ferramentas melhores e mais poderosas voltadas para o cliente, mas ainda lutam para manter seus telefones devidamente equipados. É um problema com muitas causas em potencial, mas a explicação mais provável é a multi-especialização - tornar-se proficiente em vários campos de trabalho ou funções.

É difícil treinar os membros da sua equipe para serem os melhores advogados e advogados paralelos, enquanto eles também estão atuando como equipe de atendimento profissional. Felizmente, nenhum escritório de advocacia precisa fazer tudo sozinho. Os serviços de atendimento profissional são uma ótima maneira de manter seus telefones em funcionamento 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem sacrificar a produtividade em nome dos membros da sua equipe.

Mas os melhores escritórios de advocacia sabem que a solução ideal é uma equipe de atendimento e atendimento treinada profissionalmente, combinada com a integração direta ao seu sistema de gerenciamento de casos. Ser um advogado de sucesso significa aprender a multitarefa, mas há algumas coisas que você não deveria ter que suportar. Organizar e fornecer novas informações de consumo é um deles.

Então, o que você deve fazer se sua empresa estiver presa em rotinas mais antigas?

Se você se encontrar com falta em qualquer área coberta por este artigo, há etapas que você pode seguir para tornar seu escritório de advocacia mais moderno.

• Organize uma reunião de equipe para discutir a reformulação dos processos da empresa. Sua equipe pode oferecer informações poderosas sobre possíveis gargalos que estão enfrentando. Eles também podem validar processos existentes que realmente funcionam e não precisam de otimização adicional.
• Programe retiros anuais ou semestrais, onde você trata os membros de sua equipe com algo especial; uma estadia em uma cabana na montanha ou uma viagem à praia. E depois que a diversão foi divertida e os tanques figurativos foram recarregados, reúna-se para discutir os hábitos, processos e objetivos de sua equipe.
• Promova crescimento e inovação em seu escritório de advocacia, incluindo a participação no programa de treinamento em webinar.

Construir uma prática jurídica que possa acompanhar a velocidade do direito moderno é uma tarefa assustadora, mas é possível. Analise sua própria prática e pergunte a si mesmo: quantas dessas áreas você dominou? O que está impedindo você de dominar mais?

Não é sobre o que essas ferramentas e inovações foram projetadas para fazer - é sobre o que você pode fazê-las fazer e sobre o quão poderosas essas ferramentas podem se tornar.