Chegou a hora da mudança: como a IA está revolucionando a conformidade dos contratos
- Criado em 16/12/2019 Por LinkLei
O modelo no qual a maioria das empresas opera enfatiza a conclusão de negócios - não o gerenciamento do que acontece a seguir. É hora de mudar o modelo pós-negociação para que as empresas possam gerenciar efetivamente os contratos em escala.
Os contratos são uma parte significativa do mundo moderno dos negócios. Dependendo do tamanho da empresa, os contratos podem chegar a centenas, senão milhares. Entre eles, cada um possui direitos, obrigações e prazos exclusivos. As empresas enfrentam um fardo esmagador para gerenciar a conformidade com todos esses contratos. Enquanto muitas empresas ainda aderem a uma abordagem tradicional de conformidade de contratos, estão surgindo maneiras inovadoras de gerenciar esse processo com mais eficiência.
A Abordagem Tradicional
A abordagem tradicional está seriamente quebrada. Normalmente, os contratos são elaborados e negociados com a assistência de um advogado. Depois de assinado, cabe à empresa gerenciá-lo. Vários grupos podem ser encarregados dessa gestão, incluindo conformidade, finanças e liderança executiva. O conselho interno gerencia serviços jurídicos externos, mas não necessariamente participa do gerenciamento de contratos. Os escritórios de advocacia também não costumam administrar contratos após a assinatura. Se as empresas usam uma maneira ad hoc de gerenciar contratos e não têm um sistema em funcionamento, as coisas podem ficar caóticas rapidamente. Embora possa ter havido uma experiência substancial na elaboração do contrato no início, uma vez que ele realmente esteja em vigor, há uma lacuna considerável na responsabilidade que pode levar a desafios.
A abordagem inovadora
O modelo no qual a maioria das empresas opera enfatiza a conclusão de negócios - não o gerenciamento do que acontece a seguir. Não é eficaz a longo prazo, nem é escalável. É hora de mudar o modelo pós-negociação para que as empresas possam gerenciar efetivamente os contratos em escala.
As principais etapas dessa abordagem de gerenciamento de contrato pós-negociação são:
- Extrair cláusulas contratuais importantes que exijam ações de ambos os lados ou contenham datas importantes ou eventos de gatilho;
- Construir um banco de dados para capturar as provisões em formato de dados e torná-lo acessível às partes interessadas internas;
- Estabelecendo um ciclo de feedback de engenharia reversa: as transações atuais e futuras podem ser informadas pelos insights obtidos em contratos anteriores e são armazenadas e analisadas no banco de dados; e
- Padronização do texto legal a ser colocado em contratos futuros.
Com esse novo padrão, a abordagem agora é holística (gerenciamento de contratos de ciclo completo), em vez de transacional e focada no início. A fundação se concentra em etapas repetíveis que podem impedir violações ou perda de direitos.
Alavancando a IA Legal no Gerenciamento de Contratos
Para construir esse novo sistema, as ferramentas tecnológicas são imperativas - uma delas é a inteligência artificial (IA). Para extrair uma linguagem importante da montanha de contratos, a IA pode reduzir significativamente o tempo e os custos do processo. Ele não faz o trabalho para você, mas é o que torna o projeto gerenciável.
A alternativa à IA é um processo manual realizado por associados juniores ou advogados internos. Esse processo requer uma quantidade substancial de tempo e é propenso a erros. Se houver várias pessoas envolvidas na atividade, o resultado provavelmente também não será consistente. A AI acelera a parte de extração do modelo, permitindo uma maior ênfase na análise. Mas é tão bom quanto o design do projeto, que deve ser focado em quais perguntas podem ser feitas sobre os dados, em qual formato ele precisa estar e quais tipos de provisões e respostas são possíveis como conceitos.
Esses dados ficam em um banco de dados, coletados em um hub central. Os usuários têm acesso a um painel no banco de dados, que pode automatizar a sinalização de provisões relevantes e acionar alertas para pessoas específicas. Esse tipo de sistema também oferece a oportunidade de executar relatórios e estatísticas também. A IA legal não substitui o papel de advogado, mas é uma ferramenta vital para advogados usarem no gerenciamento de dados.
Análise e entendimento permitem engenharia reversa
Depois que uma empresa possui um banco de dados e passa pelo processo de extração de dados do contrato, não está apenas em uma posição melhor para gerenciar a conformidade do contrato, mas também pode fazer a engenharia reversa do processo. Ele pode usar os dados para determinar a abordagem correta para a elaboração de contratos e negociações no futuro e pode usar seu banco de dados para ajudar a tomar decisões nas negociações. Essas idéias contribuem para uma melhor abordagem dos fundamentos dos contratos, fornecendo uma vantagem. Um exemplo dessa abordagem é como ela está sendo aplicada a contratos de alto volume, como NDAs, que algumas empresas estão terceirizando o projeto para empresas especializadas. Porém, com essa nova abordagem, as empresas podem monitorar a conformidade (por exemplo, enviar avisos de devolução ou destruição e verificar novas contratações em um banco de dados não solicitado), além de otimizar o processo com um manual elaborado para ajudar na negociação. O resultado líquido é uma abordagem consistente que requer menos julgamento aplicado a perguntas pontuais da empresa e é mais rápida e menos dispendiosa como resultado de como pode ser gerenciada pelo processo.