A pandemia poderia finalmente entregar um escritório de advocacia sem papel?
- Criado em 23/11/2020 Por LinkLei
O COVID será o último prego no caixão do papel? Possivelmente. Foi o meio de convencimento mais importante nas últimas duas décadas de que as pessoas podem realmente viver sem ele? Definitivamente.
O uso de papel tem diminuído constantemente na última década, e a pandemia COVID-19 pode dar o impulso final para tornar o escritório sem papel uma realidade.
Apenas pensamento positivo? Talvez não. Um escritório de advocacia Magic Circle mencionou recentemente em uma conversa que teve 93% menos solicitações para recuperar documentos em papel de seus locais de armazenamento durante o período de bloqueio em comparação com o pré-bloqueio.
Situações adversas normalmente desencadeiam novas práticas de trabalho e servem como um bom impulso para a inovação. Portanto, espera-se que essa pandemia tenha quebrado a dependência de algumas empresas do papel físico, já que seus profissionais encontraram meios e processos alternativos eficazes - e possivelmente ainda melhores - para realizar as tarefas do dia-a-dia e o trabalho do cliente, habilitados pela tecnologia.
Enraizado desde o início
Este movimento em direção a “menos papel” que a pandemia parece ter introduzido levanta a questão: O que demorou tanto? Por que o papel tem sido tão resistente a mudanças no campo jurídico?
Vários motivos. O maior desafio da remoção do papel é que as práticas de trabalho estão bem estabelecidas em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos corporativos. Como resultado, são automaticamente acompanhados pelos colaboradores, desde o início da sua vida profissional. Uma dessas práticas é: quando se trata de papel, ele funciona e oferece resultados. É apenas o que você faz . Portanto, além de ser um processo arraigado, é autoperpetuante.
Além disso, ao revisar grandes documentos ou conjuntos de documentos, muitas pessoas acham que uma cópia impressa os ajuda a se concentrar melhor, pois bloqueia todos os outros canais de comunicação. Uma reclamação freqüentemente repetida de advogados é que há muitas distrações no computador que podem prejudicar sua concentração - eles podem ver e-mails chegando, notificações de bate-papo interno e assim por diante.
Existem desafios geográficos e regulatórios para retirar o papel da equação também. Diferentes países têm suas próprias regras e requisitos de negócios, e uma abordagem totalmente digital ainda não se aplica de maneira uniforme em todo o mundo. Da mesma forma, há nuances entre os setores a serem considerados também - os requisitos de negócios em serviços financeiros (por exemplo, Conheça seu cliente) serão diferentes dos processos nos setores de propriedades e imóveis.
A ironia, claro, é que enquanto os processos baseados em papel (por exemplo, assinaturas molhadas) são projetados para proteger pessoas e transações, os processos digitais (como assinaturas eletrônicas) têm essas proteções integradas e, o que é crucial, são auditáveis ​​e evidenciável - alguns argumentariam de uma forma muito mais resiliente do que o equivalente físico.
Os benefícios somados
Se alguém estivesse procurando formar um novo escritório de advocacia hoje, não basearia seus processos no papel. O gerenciamento de documentos, tanto como função de negócios quanto como tecnologia, é sofisticado e avançado o suficiente para facilitar uma operação sem papel eficiente e segura.
Além disso, com a tecnologia em nuvem, os profissionais jurídicos podem acessar os sistemas de gerenciamento de documentos de sua empresa de qualquer lugar, a qualquer hora e de qualquer dispositivo, sem comprometer a segurança. Combinado com IA, essas plataformas oferecem pesquisa de nível empresarial e até mesmo recursos de gerenciamento de conhecimento.
Os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos corporativos já estão usando essa combinação de tecnologias para funções que vão desde o gerenciamento de contratos até a automação da governança sobre transações e documentos de negócios, da criação ao fechamento.
O fechamento de uma transação não é algo que a maioria do mundo consegue ver, mas do ponto de vista jurídico, a gestão de papel (para, digamos, uma fusão), em potencialmente centenas de partes e com mudanças em documentos ocorrendo em em tempo real, sempre foi uma dor de cabeça complexa e logística.
Também é um risco alto, pois a confiança em um pequeno grupo de pessoas que gerenciam esse processo em milhares de documentos apresenta uma alta probabilidade de erro humano. Aplicativos foram desenvolvidos para automatizar esse fluxo e garantir consistência, o que torna o processo muito mais econômico. Risco reduzido, custo reduzido - como não gostar?
À luz desses benefícios, não é um sentimento muito forte dizer que todas as empresas legais deveriam ter como objetivo deixar de usar o papel. A nova geração de empresas - como Uber, Deliveroo - liderou a mudança de uma forma bastante demonstrável e mostrou que mesmo as empresas tradicionais, se reprojetadas, podem se tornar totalmente digitais de uma forma tangível e muito mais eficiente.
Repensando os negócios como sempre
Historicamente, eventos como pandemias, desastres naturais e guerras tiveram uma fresta de esperança: eles geram novas inovações e novas maneiras de pensar sobre "negócios como de costume".
O COVID será o último prego no caixão do papel? Possivelmente. Foi o meio de convencimento mais importante nas últimas duas décadas de que as pessoas podem realmente viver sem ele? Definitivamente.
De uma forma ou de outra, caminhamos para um futuro digital maior. Hoje, os escritórios de advocacia têm mais do que o ímpeto fornecido pela COVID para seguir em uma direção mais sem papel - eles também têm um conjunto maduro e extenso de tecnologias para guiá-los em seu caminho, ajudando-os a levar sua transformação digital para o próximo nível.
Paul Walker, como Diretor Técnico da iManage EMEA, conduz todas as principais iniciativas técnicas relacionadas a clientes e organizações parceiras na região. Com mais de 20 anos de experiência no setor de serviços profissionais, além de experiência em desenvolvimento de software, assessora clientes em áreas como gestão de documentos, gestão do conhecimento e governança da informação. Antes do iManage, Paul ocupou cargos na Autonomy Inc., Hewlett Packard, PwC, Slaughter e May. Ao longo dos anos, ele trabalhou com a maioria dos 200 maiores escritórios de advocacia da Europa, todos os escritórios do Magic Circle, as quatro grandes práticas contábeis e várias empresas globais.
Bárbara Lopes
Advogado