Advocacia 4.0 se refere a uma série de conceitos, métodos e tecnologias. No entanto um aspecto horizontal a todas essas diretrizes é a digitalização do Escritório de Advocacia.

Ainda que o Direito tradicionalmente tenha se posicionado como uma atividade conservadora, ironicamente agora é a área que menos tem escolha no sentido de aderir à digitalização. Afinal as exigências por esse caminho vêm tanto do Poder Judiciário (já em alto percentual de digitalização) quanto das empresas contratantes de serviços jurídicos, as quais estão se digitalizando e exigem esse mesmo movimento de seus fornecedores e prestadores de serviços.

E para ter uma banca jurídica realmente digital, não basta apenas utilizar alguns recursos online. As áreas essenciais do escritório precisam ser migradas para a nuvem de forma a manter uma consistência operacional e otimizar a produtividade. Aqui entra em cena a digitalização da advocacia.

Digitalização e Automação da advocacia

Lançando mão de uma definição simples e técnica, digitalizar significa transferir tarefas e fluxos operacionais para os meios digitais. Ao mesmo tempo significa adotar uma nova mentalidade, novos processos e novos hábitos em relação aos controles. Todas essas abordagens compõe o novo modelo de negócio intrínseco ao escritório digital.

A jornada de digitalização ainda envolve processos operacionais, fluxos de trabalho e recursos tecnológicos. Ainda que a transformação Digital não seja exclusivamente sobre tecnologia, ela representa um fator essencial. Dessa forma a digitalização é acompanhada imediatamente da automatização desses processos e fluxos.

A finalidade maior dessa otimização de processos com a automação é o ganho de produtividade. O famoso “fazer mais com menos’.

Para quem é a Transformação Digital do mercado jurídico?

Quando se fala em adoção de métodos, práticas e tecnologias, talvez ainda cause a impressão de algo restrito a bancas de grande porte. Obviamente estas têm maior capacidade operacional e financeira para lançar mão destas inovações. No entanto os escritórios de pequeno porte e advogados autônomos - os quais representam a imensa maioria do mercado jurídico – não podem ficar de fora.

A transformação digital é para escritórios de advocacia de todos os portes e áreas de atuação. Adotar a digitalização não significa implantar todos os métodos e recursos de uma única vez. Justamente por isso eu trato dela como uma jornada. Aliás, é uma jornada que tem início, mas não terá fim.

A realidade que se impôs ao mundo empresarial também se reflete no meio jurídico: empresas e escritórios vão ter que aprender a lidar com as novas diretrizes e tendências. Não será por luxo, mas por sobrevivência. A competitividade vai aumentar juntamente com as exigências dos clientes e as tecnologias transformadoras.

Primeiros passos na jornada de digitalização do escritório de advocacia

O trabalho em um escritório de advocacia gera um grande volume de registros – contratos, acordos, peças processuais, autos, testamentos, atas, entre vários outros. E atualmente a maioria desses documentos já são criados em versão digital para distribuir aos Tribunais ou em formatos PDF e DOC para enviar aos clientes.

Da mesma forma, a maioria das Advogadas e Advogados utiliza algum tipo de armazenamento em nuvem e comunicação online. Possivelmente até trabalha de forma remota em determinadas circunstâncias.

Percebe como você já deu os primeiros passos na digitalização do escritório? Ainda que tenha sido de forma compulsória, todos os escritórios iniciaram essa jornada. Mas somente adotar documentos digitais, comunicação online e armazenamento em nuvem não é suficiente.

Lembra-se que no início eu mencionei que digitalizar envolve adotar nova mentalidade, novos processos e novos hábitos? Isso significa que as práticas adotadas precisam ter sinergia e integração de modo a proporcionarem facilidade de uso e principalmente eficiência operacional. Caso contrário, será apenas um amontoado de ferramentas que não se conectam e acabam gerando até mais dificuldade.

Mas como se organiza esse imbróglio?

A importância do Software Jurídico na Advocacia 4.0

Os conceitos, métodos e tecnologias da Advocacia 4.0 são amplos e envolvem diversas frentes e disciplinas. Ao mesmo tempo existem dezenas e dezenas de recursos disponíveis. Tentar organizar tudo isso com peças aleatórias e isoladas só trará mais dificuldades.

Por isso a digitalização do escritório de advocacia passa inevitavelmente pela adoção de um software jurídico. Afinal de contas ele compõe um sistema organizado que reúne os recursos tecnológicos e os métodos e processos em um único ambiente controlado e organizado.

A partir dessa premissa os fluxos e processos do escritório passam a funcionar interligados, eliminando perdas de prazos e promovendo maior produtividade.

Gestão Legal e Controladoria Jurídica com visão empresarial

Um dos fatores críticos da transformação digital é que a advocacia precisa adotar uma visão de negócios. Um escritório jurídico é uma empresa com CNPJ que precisa ter lucro no fim do mês.

Considerando que cerca de 90% dos escritórios são unipessoais ou de pequeno porte, significa que a imensa maioria dos advogados precisa desenvolver essa abordagem empreendedora. Ou seja, além de advogar, precisa entender o básico das rotinas administrativas, financeiras e operacionais. Aqui estamos falando de gestão!

E quando se trata de escritórios de advocacia, vamos abordá-la em dois aspectos: a gestão administrativa e a produção jurídica, a qual fica sob a alçada da Controladoria Jurídica. Esse modelo organizacional é aplicável inclusive a escritórios unipessoais.

No âmbito da Gestão Legal estão compreendidas as rotinas administrativas, financeiras, recursos humanos e marketing.

Já as atividades monitoradas pela controladoria Jurídica são protocolos, diligências, cadastros, agendamentos, digitalizações, acompanhamentos de prazos, relatórios internos e externos, integração das intimações, elaborar modelos de peças pré configurados, imputar processos e recursos no sistema, revisão das peças, solicitar documentos e informações, organizar pagamento de custas, controlar prazos, verificar implantações e acompanhar processos dentre outras atividades relacionadas a dados, documentos e processos.

A grande vantagem do Software Jurídico é contemplar a organização e o gerenciamento de todas as atividades da Gestão Legal e da Controladoria Jurídica em um único ambiente que interconecta pessoas e processos.

Por mais que a Advocacia 4.0 envolva uma série de novos conceitos, métodos e tecnologias, essa transformação digital é uma jornada, não um calvário. É muito importante compreender que ela não diz respeito unicamente a usar ferramentas tecnológicas.

Os recursos digitais precisam ser implantados de forma eficaz que gere maior eficiência operacional e melhor gestão administrativa. Esse equilíbrio fatalmente resulta em maior produtividade. E tudo isso pode ser operado em um único local: o software jurídico!