Departamentos jurídicos precisam de gestão do conhecimento, mas não sabem disso
- Criado em 16/08/2021 Por LinkLei
Quando a pandemia atingiu em 2020, as condições de trabalho remoto ressaltaram a necessidade de ferramentas de gestão do conhecimento para ajudar a curar dados internos. Mas um boom na adoção ainda não se materializou de fato.
Por Frank Ready
Muitos departamentos jurídicos corporativos estão tomando medidas para se tornarem mais estratégicos na forma como empregam recursos, como selecionar sua lista de advogados e provedores externos, por exemplo. Mas alguma confusão fundamental sobre as ferramentas de gerenciamento do conhecimento e onde os dados estão dentro da organização pode estar atrapalhando esses esforços.
Ashley Smith, diretora-gerente de serviços jurídicos de negócios da Deloitte Transactions and Business Analytics, observou que a mudança pandêmica do COVID-19 em direção a um modelo de trabalho remoto, teoricamente, deu mais importância aos funcionários serem capazes de encontrar e acessar informações de maneira expedita. Afinal, os advogados internos não poderiam se reunir exatamente na sala de conferências para trocar notas.
“ Eu realmente pensei no ano passado que a gestão do conhecimento iria explodir ... e então meio que [estalou]”, disse Smith.
O problema não era necessariamente que a liderança interna acreditasse que não precisava de ferramentas de gestão do conhecimento, mas sim que pensava que já as tinha. Michael Callier, vice-presidente e chefe de soluções e consultoria da Factor, destacou que há espaço para confusão, especialmente entre os advogados que não têm experiência em gestão do conhecimento.
“A gestão da informação e a gestão do conhecimento são áreas específicas de especialização que não se enquadram no escopo típico de competência profissional jurídica. Ao mesmo tempo, software de gerenciamento de documentos, gerenciamento de ciclo de vida de contrato e ferramentas de gerenciamento jurídico corporativo possuem recursos de KM, além de outros elementos ”, disse ele por e-mail.
Mas enquanto uma ferramenta de gerenciamento de conhecimento pode fornecer às equipes internas uma visão geral holística de onde todos os dados em seu departamento estão localizados, uma ferramenta de gerenciamento de documentos pode ser limitada a apenas contratos. O resultado são informações ou dados que permanecem segregados em diferentes ferramentas e sistemas, o que pode testar a paciência do pessoal interno que tenta rastrear um conhecimento específico.
“ A consequência são expectativas não atendidas e baixa utilização da ferramenta. Infelizmente, quando essas 'falhas' ocorrem, as ferramentas - e às vezes a própria disciplina de KM - tornam-se vítimas ”, disse Callier.
Ainda assim, essa pode não ser uma distinção convincente o suficiente para líderes de departamentos jurídicos preocupados com o orçamento. Smith observou que as equipes jurídicas têm lutado para definir um retorno atraente do investimento para ferramentas de gestão do conhecimento que podem eliminar grande parte da confusão no espaço.
“[Os líderes são] tipo, 'Tenho gerenciamento de documentos, tenho governança de informações, estou bem'”, disse Smith, da Deloitte.
No entanto, esse tipo de complacência pode realmente ser um obstáculo para os esforços de conservação orçamentária futuros. Por exemplo, a Pesquisa de Estado de Operações Legais de 2021 divulgada pela Deloitte no início deste mês mostrou que apenas 24% dos entrevistados indicaram que poderiam fornecer métricas precisas sobre o trabalho realizado por recursos internos ou externos, e apenas 34% alavancam métricas durante a empresa ou fornecedor avaliações.
“Se você tem uma boa inteligência de negócios, pode tomar boas decisões de negócios. Você pode entender as estatísticas de onde seu advogado externo está cobrando ou não e como suas taxas de cronometrista se comparam ao mercado. Todas essas ferramentas de gerenciamento realmente substanciais são realmente imaturas em termos jurídicos ”, disse Smith.
Mas o que será necessário para convencer as equipes jurídicas internas a investir em ferramentas de gestão do conhecimento mais abrangentes? Smith acredita que um GC ou departamento jurídico no mercado terá que exibir resultados excelentes com uma ferramenta de gestão do conhecimento ou a frustração que os advogados internos experimentam ao tentar encontrar informações terá que se tornar tão grande que a liderança não pode ignorá-la . Mas mesmo isso não é uma aposta certa.
“Já existe tanto disso e isso não moveu a agulha, então nem sei se isso vai mudar”, disse Smith.