Controladoria Jurídica e Responsabilidades dos Colaboradores
- Criado em 26/08/2019 Por Júlio César Ferroni Gomes
Quando se fala em Controladoria, é preciso ter-se em mente, antes de qualquer coisa, que se trata de um setor do escritório de advocacia formado por profissionais (PESSOAS) responsáveis, entre outras atividades, pelo fluxo interno do prazo, bem como pela verificação do seu atendimento no tempo adequado.
Isso deve ser bem observado pelos líderes dos escritórios a fim de que seja passado, aos demais colaboradores, a ideia de que os profissionais da Controladoria são “facilitadores” do processo interno de trabalho.
Ou seja, cabe aos profissionais da Controladoria fazerem com que os advogados tomem conhecimento da intimação, na data de sua disponibilização ou publicação, em caso de nota de expediente, ou de abrir o prazo no tempo adequado em se tratando de processo eletrônico. Ou, ainda, de dar conhecimento da intimação por carta o mais breve possível ao advogado responsável pelo processo no escritório. Tratam-se, dessa forma, de atividades que devem fluir diariamente, não podendo ser acumuladas de um dia para o outro, tampouco de uma semana para a outra sob pena de se trazer prejuízos processuais e econômicos aos clientes e ao próprio escritório.
Também, cabe à Controladoria realizar um controle paralelo ao dos advogados de todos os prazos do escritório, bem como verificar se foram encaminhados devidamente para o protocolo.
Entretanto, a Controladoria não retira a responsabilidade do advogado colaborador de elaborar a peça processual no tempo adequado para a realização do seu protocolo, seja físico ou eletrônico. Ainda, não retira a responsabilidade do advogado colaborador de ter um controle pessoal e rigoroso de todos os seus próprios prazos.
Isso porque, o controle do escritório sobre todos os prazos é genérico. A Controladoria sabe quando o prazo começa a fluir e quando deve ser protocolada a respectiva peça processual, contudo, não lhe cabe verificar todas as providências a serem tomadas pelo advogado para a elaboração da peça, como por exemplo, o contato com o cliente, a solicitação de algum documento, a solicitação do pagamento de custas processuais ou de depósitos judiciais.
Esse controle, que se identifica mais com os procedimentos de elaboração da peça são exclusivos do advogado responsável pelo cumprimento do prazo, o qual teve a intimação direcionada para si através da atuação da Controladoria.
Dessa forma, o que se deve ter em mente é que o mais seguro ao escritório de advocacia, no que se refere ao controle dos prazos processuais, é que haja sempre dois controles bem definidos e independentes. Ou seja, que o setor de Controladoria e o advogado responsável cada qual tenha o controle ao seu modo e independente dos prazos judiciais, sendo que a Controladoria de todos os prazos do escritório, enquanto que o advogado colaborador apenas daqueles que lhes compete cumprir.
Assim, cada colaborador e cada setor possuem as suas responsabilidades. A Controladoria é auxiliar à atividade da advocacia e não deve ser responsabilizada pela elaboração ou não de um prazo, contudo, é impreterível que avise ao escritório (sócios, coordenadores e demais colaboradores) se o prazo foi cumprido ou não. Assim, o cumprimento do prazo é de responsabilidade exclusiva do advogado, mas, o interesse no que se refere ao devido cumprimento é de todos os setores do escritório.
Esse controle exercido pelo Setor de Controladoria funciona efetivamente somente se os colaboradores identificarem que o compromisso não foi cumprido pelo menos um dia antes do termo final do prazo processual. Em outras palavras, quando se fala em data para ser realizado o protocolo, essa data deve ser definida com um ou dois ou três dias antes do término do prazo processual.
Dentre as atividades diárias da Controladoria, verifica-se a necessidade de que seus colaboradores gerem um relatório diário de todos os prazos que devem ser enviados para o protocolo a fim de alertarem os coordenadores, os sócios e os advogados do trabalho que é indispensável a ser realizado no dia. Contudo, frisa-se, novamente, que isso não retira a responsabilidade do advogado de gerar seu próprio relatório com os prazos que deve cumprir diariamente.
Em resumo, cada setor do escritório de advocacia deve ter suas atividades e responsabilidades bem definidas, o que pode ser representado através de fluxogramas, que indicarão como deve fluir o trabalho. Podendo inclusive ser escrito um manual simples e objetivo a fim de que essas atividades e responsabilidades permaneçam evidentes aos colaboradores, principalmente aos recém chegados aos escritório e que ainda estão em processo de adaptação.
Ramiro Pereira da Silveira
AdvogadoO controle dos prazos por profissional com essa função específica é essencial, de muita utilidade para os advogados que diariamente cumprem prazos. Entendo, também, que as responsabilidades podem ser divididas.
Além disso, penso que de grande importância é a gestão dos processos, no sentido de impulsiona-los quando possível, adiantar alguns atos processuais, gerar estatísticas da sua duração, prepará-los para o iminente cumprimento ou execução de sentença, entre outras possibilidades.
Re: Júlio César Ferroni Gomes
AdvogadoSim. Concordo contigo no sentido de que é muito importante antecipar prazos, manter um acompanhamento mais ostensivo sobre os processos e gerar relatórios de gestão. No entanto, escritórios que fazem isso são aqueles que possuem uma boa organização de sua agenda e de suas tarefas e principalmente de seus agendamento de prazos. Quando a demanda é grande, nos escritórios de massa, por exemplo, esse monitoramento antecipado ocorre somente quando há um setor de controladoria bem organizado e que contribui com os sócios e demais colaboradores com relatórios de gestão de processos e de produção de advogados.
Obrigado pela colaboração com o artigo.
Estou sempre à disposição para trocar ideias e experiências.