Controladoria Jurídica e o Início do Fluxo de Prazos
- Criado em 19/08/2019 Por Júlio César Ferroni Gomes
Quando se fala em controle de prazos, no escritório de advocacia, inicial e impreterivelmente, o Setor de Controladoria deve atentar para os mecanismos de informação da abertura do prazo, visto que é através deles que vai ocorrer o início do fluxo, passando pelo Coordenador e o Advogado Colaborador, ambos do Setor do Contencioso, e retornando à Controladoria a fim de ser realizado o devido protocolo. Esse início se dá através da leitura das notas de expediente, da abertura das intimações eletrônicas, do recebimento de cartas de intimação e de citação pelo escritório e pelo cliente, bem como o recebimento dos documentos necessários do cliente para ajuizamento de futura ação.
A disponibilização da nota de expediente, em publicação oficial do Tribunal, ainda é a forma mais utilizada para as intimações processuais, que não necessitam ser pessoais. Normalmente, os escritórios contratam uma empresa terceirizada a fim de realizar buscas regional ou nacional, de notas publicadas nos respectivos Diários de Justiça, a fim de que sejam compilados somente aqueles resultados que correspondem aos nomes dos sócios como procuradores e/ou dos clientes os quais se representa.
Essa compilação de resultados deve chegar às mãos do profissional da controladoria, mediante entrega física ou por e-mail, a fim de que seja dado o primeiro passo do fluxo interno do prazo, que é o cadastro no sistema do compromisso, em nome do Advogado do Contencioso responsável pelo seu cumprimento.
Há empresas terceirizadas que, em vez de encaminhar as compilações das intimações por nota de expediente, disponibilizam-nas ao escritório de advocacia através de seu portal na internet, ficando assim à sua disposição para consulta mediante acesso por login e senha.
Alguns escritórios, ainda, monitoram as disponibilizações e publicações de notas de expedientes através dos sistemas de push dos Tribunais, que permite aos usuários cadastrarem processos em seus ambientes virtuais acessados por login e senha, através do qual são encaminhados os movimentos processuais dos processos aos e-mails cadastrados. Contudo, cada cadastro possui um limite de processos que podem ser acompanhados, o que limita esse tipo de busca por usuário na página do Tribunal.
Em alguns Tribunais Estaduais, como, por exemplo, o do Paraná e o do Rio de Janeiro, não são expedidas notas de expedientes para as intimações de atos nos processos eletrônicos. Em vez disso, o próprio sistema, que é acessado através de login e senha ou mediante certificado digital, disponibiliza, aos escritórios usuários, relatórios de intimações expedidas e que possuem prazos a serem abertos. Informando, contudo, os dias restantes para que sejam abertos independentemente de ciência do procurador cadastrado (normalmente isso ocorre em dez dias da expedição).
Nesses casos, de intimação eletrônica, o próprio Colaborador da Controladoria deve acessar o sistema a fim de abrir os prazos pendentes, cadastrando-os no sistema do escritório a fim de que seja gerado o respectivo compromisso ao Advogado do Contencioso. Não havendo, assim, a necessidade de intervenção de empresas terceirizadas para realizarem buscas de publicações, tampouco dependência de cadastros em sistemas de push.
As intimações e citações por carta com aviso de recebimento geralmente chegam diretamente ao cliente. Assim, neste caso, depende dos Correios e dos clientes o início do fluxo interno do prazo.
O cliente, que recebe a intimação ou citação por carta, a entrega em mãos ou a encaminha, normalmente, ao Advogado Sócio do escritório, o qual deve dar início ao fluxo do prazo entregando a responsabilidade de continuação ao Colaborador da Controladoria para cadastro no sistema interno.
Outras cartas de intimação podem chegar pelos Correios diretamente na recepção do escritório, a qual vai encaminhá-la ao sócio, que, por sua vez, vai entregá-la ao Colaborador da Controladoria.
No que se refere às ações a serem ajuizadas, cabe destacar que essa relação se dá normalmente entre cliente e Advogado Sócio, o qual deve encaminhar a documentação recebida ao Colaborador da Controladoria, com as orientações técnicas pertinentes, a fim de serem digitalizadas, inseridas no sistema e cadastrado o devido prazo para ajuizamento da ação, devendo ser observado, impreterivelmente, o prazo de prescrição para que seja dada a devida importância na elaboração da petição inicial e sua mais breve distribuição, evitando-se, dessa forma, qualquer prejuízo ao cliente.
Para concluir, é indispensável que o escritório tenha a máxima atenção no fluxo inicial do prazo, visto que é nessa fase que estão envolvidas outras pessoas, que possuem "irresponsabilidade" quanto ao prazo processual, como os Correios e as empresas terceirizadas de pesquisa de publicações de notas de expediente, as quais possuem apenas um compromisso contratual com o escritório ou com o Tribunal. Cuidado, também, com o cliente, que algumas vezes, em razão de ser leigo, não encaminha os documentos que possui ou as carta que recebe ao escritório com a devida agilidade, podendo ocasionar o transcurso integral do prazo a ser cumprido sem que o escritório sequer tenha conhecimento da intimação ou citação.