Controladoria Jurídica e a Importância do Software de Gestão
- Criado em 15/08/2019 Por Júlio César Ferroni Gomes
Quando se fala em software de gestão para escritórios de advocacia, deve-se ter em mente que nem todos aqueles disponíveis no mercado atendem todas as necessidades de todos os escritórios. O mais caro, o mais moderno, o lançamento ou o mais famoso nem sempre serão a solução para as necessidades de um escritório de advocacia.
Cabe trazer aqui a ideia de Bill Gates, o qual disse que um sistema de informática, a exemplo de qualquer outra tecnologia, potencializa o trabalho realizado. Ou seja, o trabalho bem feito será potencializado, contudo, se o trabalho está sendo mal feito, isso também será potencializado.
Dessa forma, o escritório de advocacia deve estar atento para as necessidades de seus clientes, se elas estão sendo atendidas pelo serviço que está sendo prestado e se o serviço está sendo prestado com qualidade, antes de pensar no software mais adequado.
A implantação de uma agenda eletrônica, por exemplo, deve melhorar a visão sobre os prazos do escritório, indicando quantos são, quem são os responsáveis, quais os dias da semana estão mais sobrecarregados de prazos fatais, qual advogado está mais sobrecarregado, qual está dando conta ou não da demanda de prazos. E toda essa informação, a qual seria quase impossível de se levantar sem um sistema de informática, pode ser compilada e analisada através de um único relatório, que poderá ser apresentado através de um desenho de pizza ou através de uma planilha de dados.
Contudo, não é apenas no controle de prazos que o sistema pode ser eficaz, visto que é destinado à gestão, também, da área de estratégia, aos gestores ou coordenadores e aos colaboradores da área operacional. Pode ser utilizado no administrativo financeiro, controlando as receitas e as despesas lançadas de maneira geral ou dividas por clientes, a fim de se verificar o verdadeiro lucro que se está tendo com cada contrato de prestação de serviço vigente.
Pode ser utilizado no cadastro de clientes, de colaboradores, de processos, de correspondentes, de partes adversas, entre outros. Pode, ainda, deixar registrado todos os andamentos processuais e administrativos a fim de serem mais bem estudados pelos colaboradores. Enfim, o software pode armazenar e compilar informações importantíssimas, que vão nutrir a área estratégica de elementos suficientes para atuação na busca de novos clientes, no marketing e na qualificação da prestação de serviço aos clientes já existes.
Entretanto, deve-se ter cuidado, pois, como dito anteriormente, o sistema de informática é um fator potencializador do trabalho realizado. Aumentando e tornando visível, assim, o caos do trabalho que é realizado de maneira desordenada. Em razão disso, antes de se buscar um melhor software no mercado, é necessário se desenhar todo o fluxo de trabalho do escritório, identificar os pontos críticos, solucioná-los de acordo com os recursos disponíveis e, consequentemente, identificar as carências acentuadas.
Identificadas as carências, pode-se começar a ter ideia que tipo de software vai se buscar no mercado ou, inclusive, se verificar que o já existente é eficaz, contudo não estava sendo bem utilizado ou alimentado.
Depois disso, caso tenha-se que se adquirir um novo software, impreterível que se analise as questões de aquisição ou utilização desse sistema: se será comprado; a vigência e a renovação do contrato, o preço, a manutenção, o treinamento dos colaboradores, a disponibilidade de técnicos de maneira presencial ou através de interação virtual. Verificar, também, a disponibilidade de manuais de funcionamento, a fim de que o escritório não fique escravo de treinamentos remunerados para que se coloquem em prática os módulos oferecidos.
O que deve ser observado, também, é a questão da interatividade do software com os Tribunais, com a finalidade de se buscar andamentos processuais de maneira automática, bem como se é possível destacar os lançamentos realizados pelos colaboradores, ao quais administram o sistema, daqueles oriundos das buscas automáticas.
Deve haver, ainda, uma área dedicada exclusivamente ao controle dos prazos fatais, com informações geradas de maneira clara e objetiva, onde se mostra na tela os prazos pendentes do dia, a possibilidade de se acessar a respetiva pasta através de um clique e a sua retirada da tela, em tempo real, logo que baixado no sistema pela realização do protocolo. Esse acompanhamento, em tempo real, facilitaria muito o controle do trabalho diário pelo Setor de Controladoria e pelos advogados coordenadores técnicos, que necessitam revisar os trabalhos realizados pelos advogados antes de serem encaminhados ao protocolo.
É importante, ainda, que nessa tela sejam identificados os prazos do dia que ainda não foram encaminhados para protocolo, bem como aqueles que já foram encaminhados, contudo, ainda não foram protocolados. Assim, pode-se localizar em que parte do fluxo está localizado o prazo fatal ainda não protocolado (acompanhamento eficaz).
A questão da geração de relatórios é um dos itens mais relevantes a serem analisados, também, pelo escritório. Tendo em vista que cada cliente pode exigir informações diferenciadas e específicas aos respectivos segmentos que atuam. Além disso, é indispensável a possibilidade de os relatórios serem montados de maneira personalizada pelo próprio escritório, não ficando este escravo daqueles relatórios padrões, que já vêm previamente configurados no sistema. Quanto a este ponto, os relatórios devem ser facilmente gerados através de planilhas, tendo em vista a facilidade de serem compreendidos e organizados pelos gestores da informação.
Finalmente, devem ser analisadas outras questões como: o local em que serão armazenados os dados (nuvem ou servidor local); a frequência que são realizadas cópias de segurança; a facilidade de utilização do mecanismo de permissões e restrições de uso e as questões de migração e parametrização dos lançamentos.
Para concluir, impreterível se destacar que a escolha de um software leva em conta vários fatores, contudo, depois de adquirido, deve ser explorado ao máximo pelo escritório e de maneira correta, sendo lançadas todas as informações pertinentes, tendo em vista que somente dessa forma terá eficiência a compilação e a extração de dados relevantes para a gestão.