Automação de escritórios de advocacia sobreviverá à pandemia
- Criado em 04/08/2022 Por Caroline Francescato
A adoção da automação pelos escritórios de advocacia não está diminuindo, apesar dos ajustes contínuos e das preocupações de longa data. Enquanto alguns temem que mais automação signifique menos empregos legais, para outros, o oposto está se provando verdadeiro.
Por Isha Marathe
Os anos de pandemia do COVID trouxeram ao mundo algumas mudanças imprevistas – mascaramento onipresente, consultas de terapia por vídeo e Uber Eats sem nenhum entregador à vista, para citar apenas alguns. No entanto, mais de dois longos anos depois, uma pergunta ainda permanece na mente de muitas pessoas: o que manteremos e o que renunciaremos em uma era pós-pandemia?
No mercado jurídico, a resposta já pode estar clara – os escritórios de advocacia que alardearam a “era da automação” em 2020 estão se agarrando a mais do que estão deixando ir, à medida que avançam a todo vapor para uma dependência ainda maior de máquinas para fazer tarefas anteriormente feitas manualmente. Se as empresas de tecnologia jurídica que lotaram o mercado com uma variedade de ferramentas nos últimos anos estão preocupadas com um retrocesso, elas podem ficar tranquilas, pelo menos nessa frente.
Em última análise, o futuro da automação no mercado de escritórios de advocacia é garantido por uma indústria alterada pela tecnologia e hesitante em olhar para trás. Embora o caminho a seguir provavelmente seja acidentado e cheio de reviravoltas no gerenciamento de mudanças, a maioria dos líderes das empresas encontra suas equipes apoiando seus esforços, sua equipe livre de trabalho manual e mais fácil de reter e vários custos operacionais reduzidos.
Velocidade total à frente, com ajustes
Para ter certeza, a automação legal não é moleza. Convencer uma equipe inteira de pessoas a fazer as coisas de uma maneira fundamentalmente diferente é difícil em qualquer setor, e provavelmente ainda mais no jurídico. E, ao que parece, requer ajustes contínuos. Neste ano, embora a maioria das empresas não tenha reduzido seus esforços de automação pandêmica, elas estão aprendendo a ajustar o nível de automação ao que as equipes específicas exigem.
É um ato de equilíbrio, diz Ana-Maria Norbury, diretora de design de serviço global da Baker McKenzie. “Acho que ficamos cada vez mais espertos sobre quando vale a pena gastar tempo treinando [um software] para fazer coisas sob medida e quando devemos confiar apenas em funcionalidades prontas para uso.”
Essencialmente, nem toda ferramenta de automação precisa ser aproveitada em sua capacidade máxima. Por exemplo, Norbury explica que os anos de experiência com software de análise de contrato permitiram que Baker McKenzie fizesse uma análise de custo-benefício de “quanto tempo e energia valem para obter esses 10% extras de precisão ou obter esses 10% extras de reconhecer os diferentes tipos de disposições contratuais”.
É claro que, embora as empresas tenham ajustado seu nível de automação, nenhuma das empresas que falaram com o advogado americano — Baker McKenzie ; Orrick, Herrington & Sutcliffe; Reed Smith; e Saul Ewing Arnstein & Lehr — tentaram reverter qualquer um de seus esforços de automação. Muitos se esforçaram demais e viram resultados demais para mudar de rumo agora.
Vedika Mehera, consultora de inovação da Orrick, observa que “o tempo gasto no front-end paga dividendos no final”. A empresa mapeou cuidadosamente os desafios que viriam com a adoção de cada nova solução “com os stakeholders” antes de colocá-la em prática.
Muitos funcionários da empresa também estão envolvidos e incentivando ativamente os esforços de automação de sua empresa. Por exemplo, Saul Ewing lançou um desafio de inovação interno em toda a empresa que levou à criação de uma mesa de conhecimento chamada “Ask Saul”, que usa uma ferramenta de inteligência artificial para responder a perguntas feitas pela equipe interna da empresa.
Automatização para clientes
Embora tenha havido alguma automação de back-end, como a mesa de conhecimento de Saul Ewing, a maioria das empresas diz que está se concentrando em automatizar fluxos de trabalho voltados para o cliente, como revisão de documentos e gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM).
Para Reed Smith, a maior parte da automação voltada para o cliente da empresa está relacionada a ajudar os departamentos jurídicos a atender a solicitações de marketing e automatizar a revisão de documentos para processos governamentais e judiciais, “como obter financiamento, certas diligências governamentais e formulários que precisam ser preenchidos relacionados à arbitragem”, diz David Cunningham, diretor de inovação da Reed Smith.
“Um exemplo disso é que trabalhamos com algumas empresas onde eles recebem solicitações de marketing em toda a empresa, como 'queremos executar esse comercial, queremos dizer isso', mas eles precisam de aprovação legal para dizer, é OK?" Cunningham acrescenta. “Eles recebem centenas de solicitações, então automatizamos essa entrada para que todos cheguem aos nossos advogados, sejam analisados e depois voltem ao [departamento jurídico], e toda essa aprovação acelere um processo de 24 horas. ” Cunningham explica que essa automação de entrada nos ajuda a “receber trabalho mais rápido e ajuda nossos clientes a receber resultados mais rapidamente”.
Olhando para o futuro, outro foco da Reed Smith será como a empresa automatiza a maneira como responde aos clientes para conformidade com a diversidade. “Como recebemos centenas de pesquisas [relacionadas à diversidade], automatizamos nossa capacidade de gerar as respostas para que sempre saibamos como olhamos para elas antes que elas nos enviem um scorecard”, diz Cunningham.
Para Saul Ewing, os esforços de automação se estendem à revisão de documentos, bem como ao processo de pré-faturamento, orçamento e gerenciamento de projetos, autorizações online, CLM e compartilhamento de contratos. Apoiar esses projetos é uma força de trabalho agora acostumada a mais entrada de dados e organização.
“Uma das coisas que a pandemia nos permitiu fazer [melhor] sem pessoas, pessoalmente, andando pelos corredores, foi poder automatizar os tipos de assuntos em que trabalhamos”, diz o CEO da empresa, Jason St. John. “Isso é algo que começamos na pandemia. Quando abrimos casos, exigimos que cada um de nossos advogados execute as verificações complexas normais, mas agora pedimos que identifiquem o tipo de trabalho que estão realizando, qual setor, uma descrição do escopo do trabalho, essas questões legais.”
Tanto Orrick quanto Baker McKenzie se concentraram fortemente na automatização de suas capacidades de revisão de documentos e CLM, com Baker McKenzie gastando mais na automatização de transações de M&A. Enquanto isso. Os esforços de automação da Orrick nos últimos anos foram de longo alcance.
“Tivemos sucesso ao automatizar soluções de autoatendimento para clientes e tarefas manuais e demoradas para advogados e recursos em todo o escritório”, diz Mehera. “[Isso inclui] fluxos de trabalho e processos de negócios automatizados, como entrada de assuntos, fluxos de trabalho de due diligence e gerenciamento do ciclo de vida do contrato, além de ferramentas de avaliação de autoatendimento. Automatizamos mais de 550 documentos para nossos advogados e profissionais, desde modelos transacionais até pleitos, financiamentos e documentos administrativos.”
Preocupações e satisfações
Poucas empresas experimentaram uma reação significativa de seus esforços de automação de sua equipe, em grande parte devido a medidas preventivas para incluir suas contribuições e se comunicar com as partes interessadas antecipadamente.
Ainda assim, existem algumas preocupações. Por exemplo, alguns advogados estão apreensivos com a precisão dos processos automatizados. Mas Norbury, da Baker McKenzie, diz que essas preocupações precisam ser colocadas no contexto adequado. “Se você tem humanos revisando documentos, humanos cometerão erros. É inevitável, eu acho. É interessante pensar nisso quando olhamos para a ideia de que queremos que as coisas sejam perfeitas. Sim, a tecnologia não é completamente perfeita e isso é um problema. Bem, os humanos também não são perfeitos. Portanto, você precisa levar isso em consideração nos ângulos comerciais se estivermos impulsionando a eficiência.”
Há também preocupações com a automação, levando a menos segurança no trabalho. Certamente, a automação também levou algumas empresas a demitir funcionários, especialmente aqueles em funções administrativas e de suporte . Mas as empresas dizem que também está ajudando a reter funcionários, já que os funcionários estão realizando menos tarefas tediosas e rotineiras e, por extensão, estão menos estressados.
“ Os dados e a 'Grande Demissão' mostram que os funcionários estão passando por um desgaste significativo. Nossos advogados e recursos em todo o escritório estão buscando tecnologia e automação agora mais do que nunca para eliminar tarefas manuais que são demoradas e onerosas. Nossos esforços de automação economizam centenas de horas para os advogados de nossa equipe e melhoram a qualidade de sua vida profissional.” Mehera diz.
Apesar do mercado adotar a automação, a necessidade de funcionários de alguns escritórios de advocacia não diminuiu. “Suspeito que a resposta deva ser que reduzimos o número de funcionários, mas é exatamente o oposto. Nós crescemos”, diz Cunningham. “Historicamente, o trabalho ficou preso nas chapas dos advogados. Tipo 'Estou em uma grande transação e não me incomode até eu terminar'. Agora estamos dizendo: 'Não, onde há funcionários envolvidos no processo, podemos acelerar as coisas.' Estamos investindo em automação e pessoal para escalar.”
Para ter certeza, ainda é cedo para a automação de escritórios de advocacia. Mas esses esforços provavelmente continuarão a crescer e se expandir no futuro próximo, especialmente à medida que a tecnologia evolui junto com o desejo de mais automação. Como eles finalmente transformam o mercado, no entanto, ainda está para ser visto. Mas uma coisa é mais que certa: não há como voltar atrás agora.
Fonte: https://www.law.com/legaltechnews/2022/08/03/law-firm-automation-will-survive-the-pandemic/