Adotar a tecnologia jurídica é fundamental na era COVID-19
- Criado em 17/05/2020 Por Caroline Francescato
É sem dúvida um momento de transformação para a profissão. E a tecnologia legal pode e deve desempenhar um papel crítico nessa transformação.
O impacto perturbador da pandemia de coronavírus está repercutindo em toda a economia dos Estados Unidos. Devido à pandemia, o setor de serviços jurídicos, como quase todos os setores da economia, está atualmente envolvido em um tempo de imensas mudanças. Enormes pressões para controlar custos, aumentar eficiências e continuar a prestar serviços jurídicos de qualidade estão aumentando, enquanto, ao mesmo tempo, advogados e prestadores de serviços alternativos são confrontados com as realidades difíceis de (muitas vezes) trabalhar remotamente, gerenciar responsabilidades domésticas e permanecer remanescentes. vigilante sobre a saúde física e emocional. É sem dúvida um momento de transformação para a profissão. E a tecnologia legal pode e deve desempenhar um papel crítico nessa transformação.
Alterações no ecossistema jurídico
Nos últimos meses, houve uma série de desenvolvimentos direcionados à tecnologia para a profissão de advogado. Entre outros:
Uma das mudanças mais imediatas causadas pelo COVID-19 para advogados é o número sem precedentes de advogados trabalhando remotamente. Escritórios de advocacia externos mobilizaram, quase da noite para o dia, uma força de trabalho remota em todo o país (e também no mundo todo) de advogados e pessoal de apoio. Ferramentas de colaboração, como plataformas de videoconferência baseadas na Web, tornaram-se elementos-chave dos processos de trabalho de muitos advogados. É improvável que a integração dessas ferramentas desapareça, mesmo quando os advogados retornam ao espaço de trabalho físico.
Durante anos, muitos disseram que o papel está morto. Na era COVID, com tantos advogados trabalhando remotamente, a crescente irrelevância do papel é ainda mais acentuada. Por exemplo, alguns agentes registrados estão aceitando o serviço do processo digitalmente, em vez de exigir a entrega de originais. Além disso, para contratos comerciais, os desenvolvedores de tecnologia criaram várias ferramentas que permitem solicitações, aprovações e execuções digitalizadas de contratos, inclusive por meio do uso de assinaturas eletrônicas pelas partes. Essas ferramentas são mais rápidas, menos caras quando dimensionadas e permitem uma manutenção de registros instantânea e sem dúvida melhor do que os modelos tradicionais baseados em papel.
Além disso, muitos tribunais adotaram a tecnologia de maneiras sem precedentes. As audiências judiciais por videoconferência ou teleconferência agora são comuns e os juízes estão se tornando cada vez mais confortáveis com o uso da tecnologia para conduzir negócios nos tribunais e garantir que os casos estejam avançando. Na arena alternativa de resolução de disputas, muitos mediadores, árbitros e neutros adotaram de todo o coração a tecnologia e conduziram mediações e audiências por meio da tecnologia de videoconferência.
Além disso, o efeito prático da crise econômica fez com que os consumidores legais estivessem interessados em identificar maneiras de reduzir os custos legais. Como um meio de agregar valor e gerar eficiência, advogados e escritórios de advocacia devem considerar fortemente permanecer ágil e aberto a ferramentas já disponíveis (e em rápido desenvolvimento) que automatizam certos serviços jurídicos, como responder a reclamações e descobertas, além de automatizar a revisão de documentos e outros serviços tradicionalmente realizados por advogados. Quando dimensionadas, essas ferramentas podem reduzir drasticamente o custo dos serviços prestados por advogados externos e gerar economias de custo significativas para os clientes.
Abrace, mas esteja atento
É improvável que as mudanças causadas na profissão de advogado pela pandemia de coronavírus sejam de curto prazo. Advogados e empresas bem-sucedidas avaliarão cuidadosamente a tecnologia disponível que lhes permitirá permanecer eficientes, produtivos e colaborativos (tanto internamente quanto com os clientes). À medida que mais e mais escritórios de advocacia adotam a tecnologia de maneiras sem precedentes, é importante manter-se atento à conformidade e aos riscos práticos que acompanham essas ferramentas. Este artigo destacará duas áreas de foco sugerido, à medida que as organizações continuam incorporando novas tecnologias.
Primeiro, o abraço repentino de novas tecnologias pode levar a riscos de segurança cibernética para escritórios de advocacia e funcionários trabalhando remotamente. As organizações devem adotar as melhores práticas de segurança cibernética e privacidade de dados para evitar violações de dados e qualquer comprometimento de dados internos ou de clientes. Por exemplo, os escritórios de advocacia devem garantir que os dados sejam criptografados e que o acesso aos dados criptografados seja rigidamente controlado. Os contratos com fornecedores de tecnologia devem ser revistos de perto para confirmar que eles contêm termos com protocolos de proteção de dados suficientes. Com relação à videoconferência, etapas simples podem minimizar o risco de invasão (ou bombardeio de conferência), como enviar separadamente números e senhas de identificação de reunião de conferência ou ativar os recursos de identificação de participantes. Além disso, o uso de rede virtual privada (VPN) é aconselhável, se possível; uma VPN fornece uma conexão direta aos aplicativos de computador normais de uma organização, como se um funcionário estivesse diretamente conectado à rede de computadores da organização. Além disso, lembretes aos funcionários sobre riscos de phishing e políticas firmes sobre malware são importantes e devem ser atualizados regularmente durante um ambiente de trabalho remoto.
Segundo, a incerteza e a rapidez da mudança no local de trabalho legal e com as ferramentas do local de trabalho podem criar ansiedade significativa. De fato, um ambiente de trabalho totalmente remoto tem suas desvantagens. As inter-relações entre advogados e a capacidade de colaborar com colegas em casos e questões jurídicas são características tradicionais da profissão de advogado - esses pontos fortes podem ser prejudicados em um ambiente de trabalho totalmente digital. Além disso, um mundo de trabalho remoto pode levar a um sentimento de advogados, muitos dos quais já estão "sempre ativos", de que não há início ou parada para a jornada de trabalho. Sentimentos de esgotamento e isolamento podem se desenvolver. O COVID-19 apresenta uma oportunidade única para enfatizar (ou potencialmente redefinir) a cultura organizacional e as prioridades de liderança. Quando um desregulador global como o COVID-19 vira modelos tradicionais de trabalho, as organizações devem considerar formas criativas de preservar a cultura da empresa por meio de conexões significativas e inclusivas com sua força de trabalho. As ferramentas de colaboração técnica e a videoconferência não precisam ser usadas apenas para executar tarefas de trabalho. Eles também podem ser aproveitados de maneira intencional e proativa para promover um senso contínuo de unidade da equipe. Alguns escritórios de advocacia iniciaram reuniões regulares de bem-estar digital para todos os escritórios, como sessões de meditação, usando as mesmas ferramentas de colaboração usadas para o trabalho. Outros, inclusive o meu próprio escritório, agendam bate-papos virtuais regulares para café para se comunicarem. Dessa forma, a tecnologia pode ser usada para promover um verdadeiro senso de inclusão e comunidade, independentemente de todos os membros da equipe estarem presentes no mesmo local de trabalho físico. conexões inclusivas com sua força de trabalho. As ferramentas de colaboração técnica e a videoconferência não precisam ser usadas apenas para executar tarefas de trabalho. Eles também podem ser aproveitados de maneira intencional e proativa para promover um senso contínuo de unidade da equipe. Alguns escritórios de advocacia iniciaram reuniões regulares de bem-estar digital para todos os escritórios, como sessões de meditação, usando as mesmas ferramentas de colaboração usadas para o trabalho. Outros, inclusive o meu próprio escritório, agendam bate-papos virtuais regulares para café para se comunicarem. Dessa forma, a tecnologia pode ser usada para promover um verdadeiro senso de inclusão e comunidade, independentemente de todos os membros da equipe estarem presentes no mesmo local de trabalho físico. conexões inclusivas com sua força de trabalho. As ferramentas de colaboração técnica e a videoconferência não precisam ser usadas apenas para executar tarefas de trabalho. Eles também podem ser aproveitados de maneira intencional e proativa para promover um senso contínuo de unidade da equipe. Alguns escritórios de advocacia iniciaram reuniões regulares de bem-estar digital para todos os escritórios, como sessões de meditação, usando as mesmas ferramentas de colaboração usadas para o trabalho. Outros, inclusive o meu próprio escritório, agendam bate-papos virtuais regulares para café para se comunicarem. Dessa forma, a tecnologia pode ser usada para promover um verdadeiro senso de inclusão e comunidade, independentemente de todos os membros da equipe estarem presentes no mesmo local de trabalho físico. Eles também podem ser aproveitados de maneira intencional e proativa para promover um senso contínuo de unidade da equipe. Alguns escritórios de advocacia iniciaram reuniões regulares de bem-estar digital para todos os escritórios, como sessões de meditação, usando as mesmas ferramentas de colaboração usadas para o trabalho. Outros, inclusive o meu próprio escritório, agendam bate-papos virtuais regulares para café para se comunicarem. Dessa forma, a tecnologia pode ser usada para promover um verdadeiro senso de inclusão e comunidade, independentemente de todos os membros da equipe estarem presentes no mesmo local de trabalho físico. Eles também podem ser aproveitados de maneira intencional e proativa para promover um senso contínuo de unidade da equipe. Alguns escritórios de advocacia iniciaram reuniões regulares de bem-estar digital para todos os escritórios, como sessões de meditação, usando as mesmas ferramentas de colaboração usadas para o trabalho. Outros, inclusive o meu próprio escritório, agendam bate-papos virtuais regulares para café para se comunicarem. Dessa forma, a tecnologia pode ser usada para promover um verdadeiro senso de inclusão e comunidade, independentemente de todos os membros da equipe estarem presentes no mesmo local de trabalho físico.
Conclusão
É impossível prever com segurança o impacto a longo prazo do COVID-19 na profissão de advogado. Parece inevitável, no entanto, que a crise leve a mudanças mais baseadas em tecnologia nos escritórios de advocacia e internamente no departamento jurídico das empresas. Os advogados que aceitarem essas mudanças e entenderem as oportunidades que apresentam terão uma vantagem no mundo pós-COVID.
Jenn Betts é acionista e copresidente do grupo de prática tecnológica da Ogletree, Deakins, Nash, Smoak & Stewart, uma firma internacional de direito trabalhista e trabalhista com escritórios em Pittsburgh e Filadélfia. Ela pode ser contatada em jenn.betts@ogletree.com .